Электронные документы и выплаты самозанятым в 2023 году

В процессе своей деятельности компании могут взаимодействовать с различными контрагентами, в том числе обмениваться документами, производить взаиморасчеты. Если с юридическими лицами, как правило, документооборот всегда налажен, то с физическими лицами могут возникнуть трудности с получением тех или иных документов. А если это физическое лицо еще и является   при построении взаимоотношений с таким контрагентом, необходимо учитывать определенные нюансы.

Читайте в статье, какие документы необходимо запросить при заключении договора с самозанятым, как производить выплаты по такому договору, а также как обустроить документооборот так, чтобы он стал удобным и надежным.

Самозанятые. Основные критерии

Согласно ФЗ № 422, самозанятым признается гражданин, зарегистрированный в качестве плательщика налога на профессиональный доход («НПД»).

Плательщиком НПД может быть:

• гражданин РФ или стран ЕАЭС;
• лицо, не осуществляющее деятельность, или не относящееся к лицам, которые указаны в п. 2 ст.4 ФЗ №422;
• получатель дохода, который может быть признан объектом НПД.

Регистрация самозанятого

Гражданин может стать плательщиком НПД, подав заявление в ИФНС, посредством специального приложения “Мой налог”. Заявление можно подать также через банковскую организацию, в котором открыт расчетный счет или через портал Госуслуг.

Налоговая рассматривает заявление, проверяет представленные данные и, если представленные сведения, соответствуют информации, которая имеются у налоговой или не противоречат требованиям законодательства, проводится регистрация гражданина в качестве самозанятого. Датой регистрации является дата подачи заявления.

Как заключить договор с самозанятым

Заключение договора с самозанятым происходит по тем же правилам гражданского законодательства, что и с иными контрагентами (юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями).

Стороны оговаривают условия, согласовывают проект договора, обмениваются документами.

Разница будет в списке запрашиваемых документов. Если у юридического лица обычно запрашиваются учредительные документы, сведения о назначении исполнительного органа, то у плательщика НПД важно получить:

• копию паспорта гражданина;
• справку о постановке на учет;
• банковские реквизиты.

Таким образом, при заключении договора запросите все необходимые сведения. Важно также определить, как будет происходить передача сведений.

Обмен документацией

Передача документов может происходить различными способами:

• если стороны осуществляют свою деятельность в одном населенном пункте, то возможен личный обмен всей необходимой документацией (при личной встрече в офисе во время подписания договора);
• в случае, когда стороны находятся на дальних расстояниях друг от друга, возможны:
• передача посредством почты;
• отправка курьером;
• обмен посредством электронного документооборота(“ЭДО”).

Все способы передачи вполне могут выполнить свою задачу, но не все могут быть удобны и надежны.

Например, при передаче почтой, пакет может быть передан с запозданием, затеряться, аналогичная ситуация может возникнуть и при отправке курьером.

Один из надежных способов — это передать документацию, договор лично, но это не всегда возможно, особенно, если стороны находятся на приличном расстоянии друг от друга.

Самым оптимальным, надежным и удобным способом во всех случаях будет обмен документами посредством ЭДО. В компании «Методичка» помогаем настраивать ЭДО с 2010 года.

Электронный документооборот с самозанятым

Существуют различные системы электронного документооборота (“СЭД”), посредством которых возможно наладить передачу информации.

Для возможности использования СЭД, необходимо заключить договор оказания услуг с оператором, получить квалифицированную подпись (“КЭП”). Однако, для полноценного обмена через СЭД, каждая сторона должна иметь собственную КЭП.

Как получить квалифицированную электронную подпись

КЭП получают в специальном удостоверяющем центре, который должен быть аккредитован Министерством связи. Информация о наличии аккредитации того или иного центра размещается на сайте Министерства.

Для того чтобы получить КЭП, необходимо подать заявку или через оператора СЭД, или через МФЦ. Возможно также подать заявку через Госуслуги.

После проверки документов(паспорт, СНИЛС, ИНН) формируется электронная подпись. Для ее получения необходимо личное присутствие.

Комментарий специалиста. Получение КЭП позволит не только подписывать различные документы через ЭДО, но и даст возможность осуществлять иные действия, например, сдача отчетности, участие в закупках и т.п.

Таким образом, получение КЭП позволит, как обмениваться документами посредством ЭДО, так и даст возможность получить множество иных услуг.

 Заключение договора посредством ЭДО

Итак, стороны согласовали условия договора, согласились об обмене документов посредством ЭДО и перешли непосредственно на стадию заключения договора. Как заключить договор с плательщиком НПД с помощью электронного документооборота?

Схема подписания договора выглядит следующим образом:

1. Самозанятый подключается к СЭД;
2. Одна сторона направляет другой стороне, подписанный со своей стороны экземпляр согласованного договора (для ознакомления и подписания);
3. После ознакомления, другая сторона ставит свою КЭП на договоре;
4. Договор подписан, у каждой стороны свой экземпляр подписанного договора.

Аналогично будут подписываться документы, разрабатываемые в ходе дальнейших отношений (акты, накладные и т.п.).

Выплаты самозанятому

После заключения договора, возникает вопрос — как производить выплаты лицу, находящемуся на специальном налоговом режиме?

Здесь важно учитывать определенные нюансы.

Например, выплаты лицу, с которым заключен гражданско-правовой договор, могут быть расценены ИФНС, как выплата заработной платы, если самозанятый окажется бывшим работником данной организации, уволившийся менее двух лет назад.

Кроме того, важно учесть, что каждая оплата плательщику НПД должна сопровождаться выдачей чека. В противном случае организация должна будет начислить страховые взносы на выданное вознаграждение.

Комментарий специалиста. Прописывая обязанности в договоре, избегайте условий, которые можно интерпретировать, как трудовые.

Например, указание постоянного места работы, определенного графика и тому подобное.

В случае наличия вышеуказанных признаков, договор может быть расценен, как трудовой.

Уплата налога и страховых взносов

Плательщики НПД, согласно требованиям законодательства, не уплачивают со своего дохода НДФЛ. Соответственно организация, которая перечисляет вознаграждение такому, не является налоговым агентом, в том числе не уплачивает страховые взносы.

Способы оплаты

Выплата вознаграждения плательщику НПД могут происходить в следующем порядке:

• в виде наличных денежных средств (в данном случае, чек может быть получен в бумажном виде);
• в безналичном порядке (чек выдается в электронном виде).

Оплата наличными

Оформление таких выплат происходит в обычном режиме. Важно соблюдать кассовую дисциплину, в том числе все операции обязательно отразить в кассовой книге. В свою очередь, самозанятый выдает чек после получения денежных средств.

Безналичный расчет

Вознаграждение в данном случае может быть произведено непосредственно на банковскую карту или через специальный сервис.

При перечислении денежных средств на банковскую карту, будьте внимательны при заполнении реквизитов получателя денег.

Кроме того, проработайте механизм получения чека.

Очень часто, стороны забывают или откладывают на потом, получение чека. Отсутствие данного документа может принести проблемы. Например, при проверке налоговой, могут быть затребованы подтверждающие документы, а именно подтверждение оказания услуг исполнителем, в качестве плательщика специального налога. Если чек не удастся найти, налоговая может переквалифицировать отношения с самозанятым, как трудовые и начислить налог.

Избежать всех возможных проблем и путаницы с документами, может помочь использование специального сервиса, позволяющего производить расчеты с плательщиками НПД. Подробнее — по телефонам нашей компании компании Методичка.

Оплата работ через специальный сервис

Осуществление выплат через специальный сервис имеет много преимуществ:

• автоматическая проверка наличия статуса самозанятого;
• получение чека;
• проверка статуса платежей;
• иные преимущества.

Как обустроить документооборот с самозанятым

Варианты документооборота могут быть разными:

• бумажный. Подойдет всем тем, кто взаимодействует только с “местными” исполнителями, имеющие возможность получить все необходимые документы, посетив офис. А также всем любителям “старых” способов взаимодействия, отдающим предпочтения тактильным ощущениям бумажного договора;
• электронный. Данный вариант будет удобен компаниям, которые находят исполнителей вне зависимости от места их нахождения, а также всем тем, кто ценит оперативность, надежность и удобство.

Мнение специалиста. С развитием технологий, обмен документацией в бумажном виде, становится все менее популярным. Компании, которые ценят свое время и деньги переходят на ЭДО, в том числе при работе с лицами, использующими специальный налоговый режим.

Электронный документооборот с самозанятыми

Удобство и надежность ЭДО давно известный факт.

СЭД позволяет:

• отправлять документы на различные расстояния, что немаловажно при работе с фрилансерами;
• сохранять в любых объемах передаваемые сведения;
• систематизировать процесс обмена документацией;
• сэкономить на таких расходах, как покупка бумаги, канцелярии, тонера для принтера и т.п.;
• внести свой вклад в охрану экологии.

Комментарий специалиста. При заключении договора с плательщиком НПД, обсудите порядок обмена документацией. Как правило, исполнители уже имеют опыт работы с СЭД и получение выплат через специальные сервисы. Поэтому обучать с “нуля” таких исполнителей, скорее всего не потребуется.

При поиске оператор СЭДЛ, определите для себя основные моменты работы в ЭДО. Какой пакет услуг вы бы хотели видеть. И не забывайте также убедиться в том, что оператор имеет необходимую лицензию. На сайте ИФНС размещен реестр операторов, имеющих необходимые разрешения для работы.

Компания является лицензионным оператором с 2022 года и зарекомендовала себя, как надежный партнер и помощник в сфере ЭДО. Мы обеспечим качественный и надежный обмен документацией по доступным ценам.

Стоимость услуг

Наименование	Цена
Внедрение ЭДО	от 50 000 руб.

Полезные документы

№	Наименование	Ссылка для скачивания
1	Заявление о получении квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи	Скачать
2	Приказ о внедрении системы ЭДО	Скачать

Часто задаваемые вопросы

1.     Что будет, если прописать в договоре с плательщиком НПД график работы?

Ответ: Любые признаки в договоре, указывающие на характер трудовых отношений, налоговая может использовать, как основание для переквалификации договора с гражданско-правового на трудовой.

2.     Нужно ли платить за лицо, использующее специальный налоговый режим, страховые взносы?

Ответ: Нет, согласно положениям действующего законодательства, организация заключающая договор с таким лицом, не является налоговым агентом и не платит страховые взносы с вознаграждения.

3.     Можно ли получить чек от самозанятого в электронном виде?

Ответ: Да, если подключить получение чека через специальный сервис, он будет приходить автоматически после каждой выплаты вознаграждения.

Вывод

В процессе взаимодействия с лицами, использующими специальный налоговый режим, важно учитывать определенные аспекты и нюансы.  При заключении договора и осуществлении выплат, необходимо учесть, что характер взаимоотношений не должен подменять трудовые. В противном случае налоговая может переквалифицировать заключенный договор в трудовой и начислить налоги и штрафы.

Обмен документацией с самозанятыми аналогичен тому, который используется в повседневной практике с иными контрагентами. Главное условие, настроить автоматическое получение чека от самозанятого. Это поможет избежать возможные проблемы и разбирательства, в части доказывания осуществления услуг по гражданско-правовому договору. Договоренность о ведении ЭДО с плательщиком НПД, поможет упорядочить получение документов, а также оперативно обмениваться данными.

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации.
2. Федеральный закон «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» от 27.11.2018 № 422-ФЗ (последняя редакция).
3. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ (последняя редакция).