Адаптация персонала и HR-автоматизация в 2024 году

Что нужно делать работодателю, чтобы персонал быстро адаптировался к КЭДО и оценил его преимущества?

Чтобы не возникло скрытого сопротивления со стороны HR-специалистов и рядовых работников?

Чтобы проект внедрения электронного документооборота прошел максимально быстро, не разрушив налаженные корпоративные информационные системы по обмену деловой информацией внутри компании и взаимодействию с госорганами?

Ведение цифрового документооборота в рамках эксперимента Минтруда

В 2020 году стартовал эксперимент Минтруда России по переходу на КЭДО более трехсот компаний. Он продемонстрировал возможность отказа от бумажных документов, связанных с оформлением трудовых отношений, на предприятиях разного масштаба, вида деятельности, организационной формы.

Эксперимент указал на наличие «узких мест» в действовавшем тогда трудовом законодательстве, сдерживающих новую инициативу. Поэтому возникла необходимость в пересмотре и внесении изменений. Окончательно основы кадрового ЭДО были сформулированы в законе № 377-ФЗ от 22.11.2021, которым в ТК РФ были введены новые статьи (22.1 – 22.3), посвященные вопросам применения КЭДО.

Что вызывает беспокойство у HR-специалистов

Благодаря изменению законодательной базы уже сейчас работодатели имеют право и возможность оформлять исключительно в электронной форме до 80 % кадровой документации. Помогает в этом наша компания Методичка.

При этом сегодня никто не заставляет компании сразу уходить от привычных бумаг и переходить на ведение цифровых документов. На практике внедрение КЭДО в большинстве случаев происходит поэтапно. Работодатель сам решает и закрепляет приказом (распоряжением), какие кадровые документы и когда будут переводиться в цифровой формат. Проводимая по графику работа постепенно вовлекает в электронный оборот новую документацию и все большее число работников.

Тем не менее, зачастую HR-специалисты сомневаются в эффективности новой системы, считая ее сложной для персонала, рискованной с точки зрения надежности хранения информации.

Многим психологически трудно принять тот факт, что теперь юридическую значимость имеют не только бумажные, но и цифровые документы. При том, что последние быстро вытесняют привычные справки, приказы, трудовые книжки, больничные и другие бумаги из сферы трудовых отношений.

Как минимизировать сложности и быстро адаптировать персонал к внедрению электронного документооборота

Если правильно взяться за дело, то при переходе компании на КЭДО можно минимизировать психологический дискомфорт сотрудников, добиться быстрого получения положительного результата от внедрения проекта.

Для этого нужно:

1. Заранее проинформировать сотрудников компании о предстоящих изменениях. Не стоит просто ставить людей перед фактом. Необходимо провести разъяснительную работу о преимуществах, новых возможностях, удобстве новой системы. Не лишним будет проработать со специалистами прозвучавшие в ходе обсуждения возражения.
2. Назначить рабочую группу. С одной стороны, следует подбирать заинтересованных в цифровизации сотрудников, желающих внести вклад в автоматизацию кадрового делопроизводства. Другой важный критерий подбора – необходимость участия в принятии решений и внедрении проекта (директор по кадрам, HR, специалист по IT, сотрудник по информационной безопасности и другие). Нужно позаботиться о мотивации участников группы, установить соответствующие KPI, например, по срокам поэтапного перехода, удельному весу вовлеченности персонала.
3. Правильно выбрать платформу для КЭДО в соответствии с важными для компании критериями. При выборе учитывать не только технические аспекты, но и профессионализм команды подрядчика, готовность дорабатывать продукт под нужды клиента, условия техподдержки. Не ограничивайтесь только презентациями, поработайте самостоятельно с демоверсией, протестируйте выполнение самых распространенных операций, «погоняйте» настройки гибких маршрутов, попытайтесь подписать документ.
4. Собрать пилотную группу, включив в нее работников ключевых подразделений, для обсуждения и понимания работы КЭДО в каждом из отделов компании. По результатам обмена мнениями рекомендуется предложить подрядчику доработать решение.

Разработчики готовых платформ для КЭДО, как правило, проводят обучение персонала работе со своим продуктом, помогают подготовить нормативную базу компании под использование предложенных IT-решений.

Комментарий специалиста. На подключение, настройку, тестирование и запуск системы уходит около 2 недель. В частности, такой срок потребовался, чтобы «с нуля» запустить в работу сервис Добыто в Аэропорт Внуково с численностью персонала 2000 человек.

Как развеять сомнения сотрудников

Нежелание многих работников давать согласие на обработку персональных данных в системе КЭДО, сдерживающее цифровизацию кадровых процессов, связано преимущественно с опасением, что важная для человека информация о стаже, условиях труда и других необходимых для построения карьеры и назначения пенсии данных потеряется, и ее невозможно будет восстановить.

Также многие, не понимая до конца принцип работы ЭЦП, думают, что такой подписью можно воспользоваться без их ведома.

В ходе разъяснительной работы, с которой начинается процесс внедрения КЭДО, необходимо донести до каждого сотрудника следующую информацию:

• юридическая сила бумажного и электронного документа одинакова, что закреплено на законодательном уровне;
• ЭЦП по юридической значимости приравнивается к собственноручной;
• подписание документа квалифицированной и неквалифицированной электронной подписью гарантирует невозможность его изменения задним числом;
• система обеспечивает большую надежность при длительном хранении электронных документов по сравнению с бумажными (все данные хранятся не только в корпоративных, но и в государственных информационных системах, надежно защищенных от взлома и утери);
• при необходимости можно распечатывать бумажные копии документов о работе, имеющие одинаковую юридическую силу с цифровым оригиналом.

Интеграция с государственными порталами и популярными учетными системами

Большинство готовых решений по КЭДО:

• интегрированы с порталом «Работа в России» – бесплатной единой государственной платформой, созданной с целью взаимодействия всех участников трудовых отношений;
• допускает возможность интеграции с наиболее распространенными коммерческими учетными сервисами, что позволяет объединить все бизнес-процессы компании в единой системе;

Комментарий специалиста. Современные платформы КЭДО предлагают клиентам интеграционные решения с рядом популярных учетных систем: Oracl, SAP, 1С (версии от 7.7 до 8.3), Галактика, Парус, Directum, MS Dynamics, архивами EnSol и Элар. В компании «Методичка» помогают переходить на КЭДО с любым САП.

• обеспечивает использование ЭЦП в соответствии с законом № 63-ФЗ;
• гарантирует использование утвержденных унифицированных шаблонов кадровых документов, их автоматическое обновление после внесения изменений в законы и/или нормативные акты.

После внедрения такой платформы специалистам по кадрам и другим сотрудникам не придется привыкать к новому интерфейсу.

Интегрированный с другими системами компании цифровой документооборот упростит все связанные с кадровыми событиями процессы: позволит автоматически учитывать расходы, рассчитывать налоги, начислять заработную плату. Действия HR-специалистов будут привычными, требующими минимальных затрат ручного труда в ходе формирования, учета, хранения и поиска документов.

Бумажная и электронная форма оформления кадровых документов: что остается, а что уходит в прошлое

Сегодня в цифровом формате ведутся следующие кадровые документы:

• больничные листы (статья 5 закона № 126-ФЗ от 30.04.2021);
• трудовые книжки (закон № 439-ФЗ от 16.12.2019);
• данные о персонифицированном учете трудовой деятельности (закон № 436-ФЗ от 16.12.2019);
• кадровые документы, которые можно не дублировать на бумажных носителях – всего 124 наименования (приказ Минтруда РФ № 578н от 20.09.2022).

Однако, полностью перевести в цифру все кадровые документы пока не позволяет действующая нормативно-правовая база. Обязательный бумажный аналог в соответствии с частью 3 статьи 22.1 ТК РФ требуется при оформлении:

• трудовой книжки, сведений о трудовой деятельности;
• формы акта о несчастном случае;
• журналов проведения инструктажей по ОТ;
• распорядительных документов об увольнении сотрудников.

Это не значит, что перечисленные документы всегда будут дублироваться на бумаге. Просто сегодня еще не все законодательные нормы приведены в соответствие с возможностью цифрового оформления трудовых отношений. Ожидается, что по мере внесения изменений в законодательство необходимость в документах на бумаге отпадет полностью.

Комментарий эксперта. Полный переход на цифровой формат кадровой документации не означает, что люди лишатся возможности получить на руки документы, подтверждающие их трудовой стаж и другие события, связанные с работой. Внедрение КЭДО компанией Методичка предполагает возможность распечатки и выдачи по требованию работника юридически значимых документов в бумажной форме, подписанных «живой» подписью уполномоченного должностного лица компании. Такой подход рассеивает опасения людей и значительно сокращает число противников КЭДО, не желающих давать свое согласие на электронную обработку персональных данных.

В каком порядке вводить документооборот, чтобы он был легитимным

К началу эксплуатации КЭДО в компании должны быть утверждены разработанные рабочей комиссией документы :

1. Положение об электронном документообороте;
2. Регламент по использованию ЭЦП в ЭДО;
3. Соглашение об использовании ЭЦП между работником и работодателем;
4. Изменения в коллективный договор относительно возможности бездокументарного кадрового делопроизводства.

В Положении должны найти отражение все процедурные вопросы по внедряемому проекту, в том числе:

• подробно описана ИС (информационная система), применяемая для ведения кадровой документации в электронной форме;
• регламентирован порядок доступа сотрудников к ИС;
• приведен полный список электронных документов, которые будут вестись в системе;
• установлен срок уведомления сотрудников и дата перехода на кадровый ЭДО;
• регламентирован порядок, сроки ознакомления и подписи документов с помощью ЭЦП (электронной цифровой подписи);
• установлены условия оформления документов в бумажном виде;
• определена процедура по решению спорных вопросов.

С сотрудниками должен быть проведен инструктаж о порядке взаимодействия с кадровой службой предприятия в рамках КЭДО. Официальный переход на новую систему кадрового документооборота стартует после издания соответствующего приказа (распоряжения) руководителя.

Далее должны последовать следующие шаги:

• уведомление каждого работника о переходе на КЭДО и информирование о его праве на дачу согласия на цифровое взаимодействие в кадровых вопросах;
• получение согласия от каждого сотрудника в письменном виде;
• организация получения и использования ЭЦП работниками, включая полученные ними самостоятельно усиленные квалифицированные электронные подписи.

Отсутствие добровольного согласия человека приравнивается к отказу. По «отказникам» специалистам отдела кадров придется вести документооборот в бумажной форме до тех пор, пока они не дадут свое согласие либо не уволятся из компании. Принуждать работника закон запрещает.

Поэтапный переход на электронный документооборот

После приобретения и установки сервиса КЭДО никто не заставляет работодателя немедленно оцифровывать сразу все кадровые процессы.

Как правило, в первую очередь оцифровываются процессы, связанные с:

• оформлением отпусков (составление, согласование графика отпусков, рассылка напоминаний, оформление и подписание с помощью ЭЦП заявления на отпуск, приказ на отпуск, расчет отпускных);
• заключением и прекращением трудовых договоров (заявления о приеме и увольнении, подписанные ЭЦП работника, оформление и согласование приказов на прием/увольнение);
• ведением учета рабочего времени (составление, ведение, подписание табелей учета рабочего времени, интеграция данных с учетной программой по расчету заработной платы).

После выполнения задач первого этапа переходят к оцифровке следующих по очереди процессов, связанных с оставшимися видами массовых и личных заявлений.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли в КЭДО оформлять документы задним числом?

Опасения о возможности внесения изменений в подписанные ЭЦП кадровые документы напрасны. Система фиксирует любое действие по маршруту движения каждого документа (согласование, подписание, ознакомление) с фиксацией даты, времени, вносимых правок, должностного лица, которое их делает. После подписания документа ЭЦП система блокирует возможность его изменения задним числом.

2. Как предоставлять документы проверяющим, если они в электронном виде?

Из созданных в КЭДО документов автоматически формируется электронный архив. Любой из них несложно извлечь и предоставить в контролирующие органы как в электронном виде, так и в виде распечатанной, подписанной и заверенной печатью копии, имеющую одинаковую юридическую силу с электронным оригиналом.

3. Смогут ли все сотрудники разобраться с электронными документами? Не слишком ли это сложно?

Современные сервисы КЭДО имеют простой интуитивно понятный интерфейс. Они работают как в веб-версиях, так и в мобильных приложениях. Пользователи автоматически получают напоминания, уведомления о выполнении необходимых действий с документами. Поставить подпись ЭЦП – это быстрое несложное действие. Системы исключают случайный доступ к чужим документам и персональным данным. Для взаимодействия в КЭДО пользователям достаточно элементарной компьютерной грамотности.

Заключение

Ключевыми условиями для успешного запуска проекта и быстрой адаптации персонала компании к HR-автоматизации являются:

• информированность и заинтересованность сотрудников компании в цифровизации кадровых процессов;
• правильный выбор платформы КЭДО, обеспечение доработки, интеграции готовых решений подрядчика в действующие информационные системы компании и государственные платформы (Госключ, Работа в России и другие);
• мотивированность и высокая квалификация членов рабочей группы по внедрению проекта;
• тщательная проработка внутренних регламентов по использованию платформы КЭДО в компании;
• поэтапный переход на кадровый ЭДО с постепенным увеличением вовлеченности персонала в процесс бездокументарного кадрового документооборота.

Список использованных источников

• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи»;
• Федеральный закон № 436-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
• Федеральный закон № 439-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
• Федеральный закон № 407-ФЗ от 08.12.2020 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях»;
• Федеральный закон № 126-ФЗ от 30.04.2021  «О  внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам обязательного социального страхования»;
• Федеральный закон № 377-ФЗ от 22.11.2021 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»;
• Приказ Минтруда РФ № 578н  от 20.09.2022 «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».