Между работодателем и сотрудником с 2021 года стало налаживаться цифровое взаимодействие. И это закономерно, ведь это экономит для работодателя силы, время, а главное — финансовая составляющая.
В этой тенденции важную роль сыграла пандемия, когда многие сотрудники перешли на удалённый формат сотрудничества, — в тот период Трудовой Кодекс России был дополнен Федеральным законом №377-ФЗ, принятый Государственной Думой 22.11.2021 года. Документ вносит в Трудовой кодекс РФ новую статью 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений».
Все государственные органы перешли на систему ЭДО в обязательном порядке с 01.01.2023 года. По сути, государство на данный момент обязывает юридические лица перейти на систему электронного кадрового документооборота — с момента вступления закона в силу организации должны начать переход. В противном случае предусмотрены штрафы — при однократном нарушении штраф составит до 10 тысяч рублей, при повторном — до 20 тысяч (ст. 15.11 КоАП РФ).
В этой статье мы будем разбираться — на что нужно обратить внимание при выборе и какие системы КЭДО стали популярными за счёт наибольшей эффективности.
- На что обращают внимание при выборе системы КЭДО
- Пункт №1. Интеграция
- Пункт №2. Доступ сотрудников и руководства к КЭДО
- Пункт №3. Хранение данных
- Обзор систем кадрового документооборота
- Система Saby
- Что умеет Saby?
- Система Directum HR Pro
- Что умеет Directum HR Pro?
- Система HR-Link
- Что умеет HR-Link?
- Сбер. Корус
- Что умеет Сбер.Корус?
- 1С: Кабинет сотрудника
- Что умеет 1С: Кабинет сотрудника?
- Вопросы к экспертам
- Заключение — что в итоге
- Список использованных документов
На что обращают внимание при выборе системы КЭДО
Как сделать выбор оптимальной системы документооборота? Система кадрового документооборота объединяет в себе три стороны участника процессов — это работодатель, сотрудник и государство.
При её выборе нужно учитывать удобство с точки зрения всех пользователей. Также стоит обратить внимание на возможность обеспечение легитимного документооборота.
Среди минусов КЭДО можно выделить дополнительные расходы компании на оформление электронных подписей работникам, волнения среди сотрудников компании с переходом на новое решение.
Для работодателя появится новая задача — необходимо будет переобучить персонал кадрового отдела и получить согласие от сотрудников, что может вызвать дополнительные вопросы в коллективе.
Сейчас на рынке КЭДО присутствует около двадцати сервисов и видов программного обеспечения. Мы советуем обратить внимание на следующие критерии:
Пункт №1. Интеграция
Система кадрового электронного документооборота должна интегрироваться в популярными учётными системами и государственным сервисами. К примеру, интеграция с сервисом «Работа в России» будет плюсом, как и интеграция с сервисом «Госключ». Также нужна интеграция с Битрикс, SAP, 1C, Босс-Кадровик и другими, должно быть доступно подключение через API.
Пункт №2. Доступ сотрудников и руководства к КЭДО
Оптимальным решением будет система, доступ к которой может получить любой сотрудник компании — и офисные, и те, кто заняты на производстве, и те, кто работают дистанционно. Так сотрудники, у которых есть потребность в этом, смогут отслеживать состояние документов и своевременно их подписывать.
Пункт №3. Хранение данных
Система КЭДО должна обеспечивать длительное хранение с обеспечением юридической значимости документов. Срок хранения документов — 50 или 75 лет. Считается так: если сотрудник перестал работать в компании до 1 января 2003 года — 75 лет, после — 50 лет.
Пункт №4. Лёгкость и скорость перехода
Система электронного кадрового документооборота требует подготовки к переходу. Как минимум, нужно обучить сотрудников и перенести документацию. Поэтому сроки и лёгкость перехода на систему КЭДО важны для руководства и сотрудников компании.
К слову, ведение электронного документооборота доступно на платформе «Работа в России», мы её упомянули выше. Данная возможность предусмотрена Трудовым Кодексом РФ — с 1 сентября 2022 года. Но существует загвоздка — «Работа в России» не закрывает все потребности кадровых служб.
В ней нет согласования и массового ознакомления с документами, как и интеграции с учётными системами. Также нет возможности подготовки документации, обмена документами и возможности ставить электронные подписи под ними.
Мы в компании «Методичка» помогаем в организации электронного документооборота под ключ.
При этом для соблюдения закона нужна выгрузка трудовых документов сотрудника на эту платформу. И если интеграции с сервисом не будет, придётся дорабатывать функционал коммерческой системы — что уже не выгодно для работодателя. Поэтому стоит использовать те системы КЭДО, где допускается выгрузка данных на платформу «Работа в России».
Обзор систем кадрового документооборота
Сравнивая готовые решения для КЭДО, мы уделили особое внимание их удобству (для получения электронных подписей), вариантам размещения системы (облако или локальная), функциональности и возможности создать электронное хранилище кадровых документов.
Система Saby
Комфортное решение для организации документооборота — для офисных сотрудников и людей, работающих дистанционно. Система является комплексным программным продуктом.
В данную систему КЭДО включена возможность подписания 160 типов документов без необходимости их распечатки. Можно подписать приказы, локальные нормативные акты организации, расчётные листы, графики отпусков и множество других необходимых документов.
В систему встроен электронный архив, есть личный кабинет сотрудника. Есть возможность подключения кадрового учёта, системы расчёта заработной платы и корпоративного портала.
Что умеет Saby?
Личный кабинет хорошо проработан — можно войти с помощью учётной записи, социальных сетей и Госуслуг. В системе есть возможность создания собственных шаблонов документов, настройки маршрутов согласований. Всё это делается в удобном визуальном конструкторе.
У системы есть мобильное приложение. Её можно использовать как корпоративную ленту и мессенджер. Также есть возможность запрашивать справки в отделе кадров, бухгалтерии и с удобством контролировать все рабочие процессы с документами.
От эксперта компании «Методичка». При оформлении документов по трудоустройству Saby спокойно распознаёт копии паспортов и СНИЛС — даже сканы. Фотографии система тоже может распознать.
Saby работает с помощью облачного хранилища — возможности локального размещения нет. Зато есть возможность создать электронный архив кадровых документов на собственных серверах или в облачном хранилище.
Работает со всеми типами электронных подписей — простой электронной подписью, усиленной неквалифицированной электронной подписью (она же НЭП или УНЭП) и квалифицированной электронной подписью. Выдать и получить УНЭП можно на рабочем месте, не посещая удостоверяющий центр, что хорошо с точки зрения экономии времени работодателя и кадровика.
Возможности интеграции у Saby тоже есть. Saby может выгрузить документы сотрудников на площадку «Работа в России». Коннектор позволяет отправлять и получать кадровые документы, отслеживать их актуальное состояние — никаких трудностей с этим не возникает. Дополнительным бонусом в случае этой системы можно считать удобный интерфейс. В то же время из минусов можно отметить долгий срок перехода — сроки в районе 28 дней.
Система Directum HR Pro
Directum HR Pro — это экосистема для управления HR-процессами, документами и сервисами. Можно внедрить только часть, которая создана для управления КЭДО.
Однако существуют и другие решения в экосистеме — всё зависит от текущих задач компании. Компания, создавшая эту экосистему, уже 20 лет занимается разработкой систем для ЭДО.
Что умеет Directum HR Pro?
С помощью Directum HR Pro можно осуществлять кадровый электронный документооборот, подписываясь облачными УНЭП. Система работает с любыми видами электронной подписи: простой ЭП, УНЭП, УКЭП, можно применять ПЭП портала «Работа в России» или воспользоваться интеграцией с приложением «Госключ».
Также можно составлять и подписывать графики отпусков, командировок, создавать авансовые отчёты, проводить процедуру трудоустройства в режиме онлайн, переводить сотрудников и увольнять.
Система также предоставляет возможности для:
- составления и отправки заявок в подразделения — в бухгалтерию, в кадровый отдел и даже в IT-отдел;
- разграничения доступа к документам — гарантия конфиденциальности;
- настройки системы оповещения — через SMS, мессенджеры и email;
- организации долгосрочного хранения документов — с поддержкой юридической значимости.
Работает со всеми типами электронных подписей — ПЭП, УНЭП и КЭП. Присутствуют интеграционные решения. «Расширение для 1С:ЗУП» — готовое решение для быстрого обмена данными об организационной структуре компании и документами с системой «1С: Зарплата и управление персоналом» и «Коннектор к учетным системам» — решение для интеграции с другими учетными и HRM-системами.
Из минусов стоит отметить, что нельзя создавать свои роли чтобы использовать их в согласованиях. Также у системы ограниченный функционал при настройке процессов.
К основным преимуществам этой системы можно отнести большой набор возможностей для цифровизации всех кадровых процессов в компании — система не ограничивается подписанием документов. Также можно спокойно настраивать маршруты согласования, создавать новые шаблоны документов. Личный кабинет доступен и с компьютера, и с телефона, что упрощает работу вне офиса.
Directum HR Pro позиционируется как разработка для российских компаний и учитывает требования законодательства. Разработчики создавали систему, обеспечивая совместимость с отечественным программным обеспечением — также система входит в Единый реестр российских программ. Доступна выгрузка документов на площадку «Работа в России».
От эксперта. Directum HR Pro можно использовать локально, но в облаке она тоже доступна. Можно подключить интеллектуальные механизмы, распознающие документы — от паспортов сотрудников до отчётов. Такой набор инструментов снимает нагрузку с сотрудников и освобождает рабочее время для более важных задач.
Directum HR Pro поддерживает юридическую значимость документов, что важно при необходимости их хранения на долгий срок. Для этого используются регулярные штампы времени и электронная подпись.
Система HR-Link
Включённая в реестр отечественного программного обеспечения система, HR-Link появилась на рынке в 2020 году.
Что умеет HR-Link?
В системе можно хранить кадровые документы, создавать и подписывать их, настраивать гибкие маршруты для подписания, отслеживать статус документов и получать уведомления о сроках — о смене статуса уведомления тоже приходят. Ещё система даёт возможность:
- работать с документами на разных этапах;
- добавлять шаблоны документов и заявлений;
- получать доступ к КЭДО с любого устройства — с телефона, компьютера или планшета;
- подписания документов с помощью одноразового кода из SMS.
Напоминания о статусе и необходимости подписать документы приходят пользователям в удобном им формате. Есть возможность настроить уведомления на телефон, по почте или в мессенджерах.
Система может быть размещена локальна, но допускается облачное размещение. HR-Link интегрирована с Битрикс, SAP, 1C, Босс-Кадровик и другими, доступно подключение через API. Интеграция с площадкой «Работа в России» также реализована разработчиками.
От эксперта. В HR-Link есть облачное хранилище документов — для подразделений и сотрудников. Оно облегчает поиск нужной на данный момент руководству или отделам кадровой документации.
Поддерживает все виды электронных подписей, предусмотренные в Федеральном законе №63-ФЗ: УКЭП, УНЭП, ПЭП портала «Работа в России», доступен сервис «Госключ».
Сбер. Корус
С помощью этой системы кадрового электронного документооборота удобно узнавать статус документов, сроки подписания и отправлять сотрудникам напоминания через почту. Решение также подходит для подписания кадровых документов.
Что умеет Сбер.Корус?
Прежде всего, обеспечивает все кадровые документы электронными подписями в комфортной для сотрудников и руководства форме. Также можно посмотреть статусы документов и сроки их подписания, напомнить сотрудникам о необходимости поставить свою подпись и позволяет упростить трудоустройство.
От эксперта. Об упрощении трудоустройства стоит сказать отдельно — Сбер.Корус допускает регистрацию сотрудников с использованием сервиса СберID. Это сокращает бумажную волокиту для кадрового отдела, поскольку все данные сгружаются именно из этой системы. Необходимость загружать сканы паспортов и СНИЛС отпадает при наличии у сотрудника СберID.
Заявление на ЭП в этой системе подписывается через SMS, выпуск УНЭП можно провести в сервисе КЭДО. Подписание кадровых документов доступно и с телефона, и с компьютера.
Разместить Сбер.Корус можно только в облаке, но хранение и архивация документов доступна в соответствии с законодательством. Также есть интеграционные модули для разных систем, включая SAP, 1 °C, Босс-Кадровик и Битрикс.
1С: Кабинет сотрудника
Идеально подходящее решение, когда требуется наладить оперативное взаимодействие сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам. К слову, старейшее решение на рынке и последнее в нашем обзоре.
У системы 1С: Кабинет сотрудника, по нашему мнению, есть одна небольшая проблема – она заключается в невозможности организовать нормальное хранение документов на долгий срок. Придётся искать решение для этой проблемы.
Что умеет 1С: Кабинет сотрудника?
Выдаёт расчётные листки в электронном виде, можно заказать справки с мест работы, включая 2-НДФЛ, обмениваться кадровыми документами — приказы о приёме, отпуске, переводе и увольнении. Можно отправлять и получать заявления на отпуск и отгул, получать уведомления об отсутствии сотрудника на рабочем месте. Также есть ряд преимуществ перед остальными:
- система рассчитана на использование мобильной версии, поэтому кабинет адаптирован под это;
- широкая сеть — специалистов по настройке на рынке много.
Можно разместить на локальных серверах компании и использовать облако. Также можно интегрировать с 1С. Но у этой системы КЭДО нет готового решения для долговременного хранения документов, что является существенным минусом. Есть интеграция с 1С: ЗУП, 1С: Бухгалтерия, 1С: ERP.
Из минусов стоит отметить, что не разрешается менять суть приложения, удаляя любые объекты проекта. Если требуется отключить какие-либо функции приложения, необходимо воспользоваться иными возможностями прикладной разработки (ограничение доступа на уровне прав, отключение видимости и т.д.).
Вопросы к экспертам
Вопрос №1. Почему нужно подключить систему кадрового электронного документооборота?
В рамках трудовых отношений есть три ключевых звена – это сотрудник, работодатель и государство. КЭДО упрощает жизнь всем, уменьшая процент бумажной волокиты, сокращая расходы на кадровый отдел и ускоряя рабочие процессы.
Вопрос №2. Что может система электронного документооборота?
Зависит от самой системы. В созданном обзоре мы упомянули, что системы могут хранить документы с сохранением их юридической силы, готовить документы и формы на подпись, помогать отслеживать графики отпусков, выдачу заработных плат и авансов… В целом, они упрощают обычную работу бухгалтерии и кадрового отдела, делая её быстрее и эффективнее.
Заключение — что в итоге
Система кадрового документа позволяет оптимизировать работу бухгалтерии и кадрового отдела — что освобождает огромное количество времени на рабочие задачи для сотрудников, экономит время руководства и экономит средства.
Последнее связано как с тем, что отпадает необходимость в огромном штате для поддержания нормального документооборота, так и с тем, что продуктивность становится выше — а значит, и доходы растут.
В этом материале мы рассмотрели электронные системы документооборота, которые:
- допускают интеграцию с государственными сервисами;
- полностью соответствуют законодательству;
- предоставляют возможность пользоваться всеми видами ЭП;
- доступны и для руководства, и для отделов, и для сотрудников;
- удобны для сотрудников на удалёнке;
- допускают возможность хранения данных до 75 лет.
Система электронного кадрового документооборота — это большой шаг в будущее и распространённое для современных компаний решение. С их помощью можно оформлять документы по трудоустройству, переводу и увольнению сотрудников, формировать и подписывать заявления, грамотно обосновывать финансовые компенсации. Также система даёт возможность отправлять сотрудников в отпуска, составляя графики, и строить систему коммуникации между кадровым отделом и сотрудниками компании.
