Работа кадровика в 2023 году

Работа с документами тесно связана со всеми процессами, которые происходят в компании. Кадровый документооборот не стал исключением, потому что связан с человеческими ресурсами, а они более других подвержены изменениям.

Сотрудники отдела кадров, с одной стороны, отвечают за строгое соблюдение трудовых законодательных норм в рабочем процессе и их грамотное документальное оформление, а с другой  — должны иметь достаточно времени для более творческих задач, чтобы сделать кадровые процессы комфортными и долгосрочными для работника и компании.

Расскажем в статье, какие особенности имеет работа кадровика в 2023 году, а также рассмотрим, как ее может облегчить ведение организацией кадрового документооборота.

Основные нововведения в законодательстве в 2023 году

Законодательные изменения начались в начале года и коснулись следующих вопросов:

• появление единого для работодателей унифицированного отчета ЕФС-1;
• введение новой формы трудовой книжки с дополнительной степенью защиты;
• оплата больничных по временной нетрудоспособности и беременности и родам для работников, которые работают по гражданско-правовым договорам (ГПХ), что приблизит сотрудников к статусу штатных специалистов;
• работа с отпусками: их утверждение на новый рабочий год должно происходить не менее, чем за 2 недели до его наступления;
• продление запрета на плановые проверки, кроме контроля определенных предприятий;
• предоставление ОМС для иностранных сотрудников;
• гарантии для мобилизованных сотрудников.

1 марта текущего года начали действовать  изменения, которые коснулись электронного документооборота: были введены  унифицированные требования к электронным кадровым документам.

Приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н введен единый вид кадровых документов, если организация полностью ведет кадровый документооборот в электронном виде. Документ должен иметь следующие элементы:

• основную часть в формате PDF A-1A. PDF A является одним из видов Portable Document Format и содержит особенности, которые нужны для хранения электронных документов длительное время. Вся информация, нужная для того, чтобы документ всегда открывался в неизменном виду (текст, графика, информация о цвете, шрифт), уже содержится в файле. В таком документе не используются гиперссылки, содержание которых может меняться из-за размещения на внешнем ресурсе, поэтому документ будет доступен и через длительное время;
• описание ЭД в формате XML, представленное отдельным файлом. Такие документы относят к формализованным: их формат разработан ФНС, структура документа не меняется для электронного документооборота, их обработка в налоговых производится в автоматическом режиме. В отличие от формализованных документов, неформализованный разрабатываются организацией и может иметь любой другой формат;
• электронная подпись основной части электронного документа и его приложения, а также доверенность в электронном виде для подписания ЭД. Если организация ведет кадровый электронный документооборот на портале «Работа в России», то для работы с кадровыми документами нужна УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;
• приложения к электронному документу в форматах, которые используются для текстовых и иных видов данных.

Примечание эксперта компании «Методичка». Формализованный вид документов поможет облегчить процесс проверки организаций в области нарушения трудовых отношений, поэтому переход на кадровый электронный документооборот в перспективе будет обязательным.

Также изменения касаются следующих процессов:

• уничтожение документов с личными данными работников;
• профилактика профзаболеваний;
• формы путевых листов;
• возможность обучать сотрудников охране труда посредством заблаговременного предупреждения Минтруда через электронную форму;
• ограничения при приеме на работу водителей лиц с определенными видами судимостей;
• установленного минимума оплаты труда для творческих работников;
• оценка микропредприятий.

Пандемия 2020 года показала, что становится все больше специалистов, которым необязательно ходить в офис, чтобы выполнять работу. Развитие информационных технологий доказало, что они способны облегчить любые изменения. Введение электронного кадрового документооборота в силах сделать проще и быстрее работу с удаленными сотрудниками.

Особенности ведения КЭДО (кадрового электронного документооборота) для удаленных сотрудников

Этот процесс регламентируется Трудовым кодексом и имеет следующие нюансы:

1. Ведение кадровых документов должно быть согласовано с сотрудником.
2. Некоторые виды кадровых документов, например, трудовая книжка, приказ об увольнении не ведутся в электронном виде.

Процесс перехода на КЭДО регламентируется локальным нормативно-правовым актом,  в котором установлены сроки перехода; список переводимых в электронный формат документов; сроки уведомления о переходе на КЭДО сотрудников и список уведомленных.

Примечание эксперта. Электронный кадровый документооборот имеет преимущества не только при работе с удаленными сотрудниками, но и при наличии филиалов организации, активной работе компании с партнерами, государственными организациями.

Кадровый электронный документооборот

В 2023 года предусмотрен переход всех государственных организаций на ведение кадрового электронного документооборота, или КЭДО. Для негосударственных организаций переход пока не является обязательным, но он предвидится в перспективе.

Положительными были результаты эксперимента по переходу на кадровый электронный документооборот, который проводился в 2020 году для крупных российских работодателей.

Вопрос №1: Кто, кроме руководителя, может принимать участие в решении о переводе на КЭДО?

Мнение эксперта компании «Методичка»: Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической фирмы BLS отмечает, что при наличии в организации профсоюза, при рассмотрении вопроса также учитывается его мнение.

Цели кадрового электронного документооборота

Основными целями являются следующие:

1. Прозрачность бизнес-процессов компании для руководителя и сотрудников.
2. Открытое общение с партнерами компании, ее филиалами.
3. Сокращение сроков исполнения документов за счет повышения скорости процессов, снижения ошибок из-за человеческого фактора, наличия шаблонных документов.

Плюсы ведения электронного документооборота

К основным преимуществам относят:

• удобство работы с документами: сотрудник может создать документ и внести в него изменения, находясь за пределами рабочего места;
• возможность оперативно отследить работу с документом: визирование, отправку, хранение;
• быстрый поиск нужного документа;
• безопасность передачи документов, в том числе конфиденциальных;
• снижение затрат на отправку документов почтой, с привлечением курьерской службы;
• сокращение расходов на бумагу, канцелярские принадлежности, заправка картриджей, ремонт оргтехники;
• удобное хранение и экономия на помещения для архива.

Последний аспект для кадрового делопроизводства особенно актуален, потому личные дела сотрудников требуют площади для хранения, наличия квалифицированного сотрудника, который поможет с их поиском.

Мнение эксперта №1: Ольга Шешукова, руководитель одного из офисов компании «Такском» считает, что электронный документооборот особенно актуален для компаний, которые применяют цифровые средства ведения бизнеса и идут в ногу со временем.

Мнение эксперта №2: Ольга Ольшевская, эксперт-методолог по развитию продукта СберРешений отмечает, что в кадровой работе есть ряд документов, которые имеют длительный срок хранения. Например, трудовые договора, которые сдаются на хранение или хранятся у работодателя и требуют определенных для безопасного хранения условий: температуры, влажности. При КЭДО документы хранятся на нескольких носителях и не только убирают еще одну задачу для организации, но и защищены в случае непредвиденных ситуаций.

Мнение эксперта №3: Дмитрий Махлин, директор компании-провайдера сервисов КЭДО, подчеркивает, что электронный документ при правильном хранении не может быть испорчен вследствие чрезвычайных ситуаций, также его сложно украсть или потерять.

Эксперт также считает, что КЭДО особенно результативно работает в компаниях, в которых численность работников больше 100 человек, а также имеющих филиалы. Ведение КЭДО поможет уменьшить время подписания кадровых документов с удаленными сотрудниками, работниками филиалов. Дополнительным преимуществом будет сокращение расходов на канцелярские товары.

Бумажный документооборот, таким образом, сегодня рассматривается как важный период в развитии делопроизводства, который может быть переведен на более высокий уровень с помощью внедрения электронного документа.

Самыми распространенными недостатками традиционного документооборота считают: финансовые затраты на оборудование, канцелярские товары, копирование документов; возможность ошибок в документах и затраты на их исправление; низкую скорость движения документов; трудности в решении вопросов между подразделениями, которые расположены далеко друг от друга; риски при хранении документов.

Пример: таблица рисков при ведении бумажного архива

Виды автоматизированных  процессов отдела кадров и их преимущества

Работа с кадрами включает несколько направлений, ведение которых можно перевести в электронный формат и сделать проще:

1. Набор персонала. Систему КЭДО можно интегрировать с  сайтами поиска работы и контролировать процесс.
2. Адаптация сотрудников. Система может помочь контролировать задачи и помогать с их выполнением новым сотрудникам.
3. Внутрикорпоративные коммуникации. Процессы взаимодействия сотрудников, вопросы решения задач, обсуждение проектов, опросы и их результаты также могут быть одним из функционалов системы КЭДО.

Автоматизированные кадровые процессы помогут освободить время работника отдела кадров, которое тратится на проверку, контроль, соответствие информации для более интересных и нужных кадровых задач.

Использование кадровых документов в электронном виде и применение электронной подписи позволяет взаимодействовать с  удаленным сотрудником, который находится в любой точке мира, а для офисных работников существенно экономит время при решении кадровых вопросов: согласование отпусков, оформление командировок, больничных.

Также применение КЭДО поможет  быстро согласовывать документы, в которых задействовано большое количество сотрудников. Например, графики отпусков.

Как проходит внедрение кадрового электронного документооборота

Ведение трудовых отношений с документальным оформлением в электронном виде регламентируется ст.22.1 Трудового кодекса РФ. Шаги по переходу на ведение кадровой работы в электронном виде заключается в:

• отборе кадровых документов, которые будут переведены в электронную форму в первую очередь;
• издании локального нормативно-правового акта, который регламентирует процесс;
• уведомлении сотрудников и получение их согласия;;
• организации выдачи сотрудникам электронных подписей;
• рассмотрении и выборе системы КЭДО;
• внедрении системы и дополнительной интеграции в случае необходимости;
• обучении сотрудников;
• процессе перевода кадровых документов в электронный вид.

Своевременный и спланированный процесс перехода поможет сделать систему продуманной и результативной.

Виды электронных подписей, которые используются в кадровом делопроизводстве

Электронному документу придают юридическую силу 3 вида подписи: ПЭП — простая, УНЭП — усиленная неквалифицированная, УКЭП — усиленная квалифицированная.

1. Если работодатель работает через государственный портал «Работа в России», то он подписывает документы при помощи УНЭП или УКЭП, а сотрудники могут пользоваться всеми тремя видами ЭП;
2. Если работа ведется через программное обеспечение, то основные документы работодатель подписывает с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи. К таким документам относят, например, трудовые договора.

Особенности использования разных видов электронных подписей в кадровых документах отражены в ст.22.3 и ст.312.3 ТК РФ.

Особенности разных видов электронных подписей (ЭП)

Вывод

Правильное внедрение и адаптация кадрового электронного документооборота позволит сделать прозрачным , быстрым и комфортным взаимодействие между работниками отдела кадров и сотрудниками компании.

Список источников

1. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
2. Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации«.
3. Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н.