Учет времени сотрудников в 2023 году

В современном быстро меняющемся мире, важно эффективно и рационально распоряжаться временем для достижения максимальной продуктивности. Данное правило актуально и в целях распределения рабочего времени сотрудников.

Один из наиболее эффективных способов управления временем — использование инструментов его отслеживания.

Учет рабочего времени необходим, в том числе для того, чтобы работодатель мог правильно рассчитать заработную плату сотрудника, а также в целях контроля соблюдения требований к трудовому процессу и отдыху.

В этой статье мы рассмотрим какие бывают виды и системы учета времени, а также какие нормы законодательства регулируют данный вопрос.

Правовое регулирование

На сегодня основным законодательным актом, регулирующим рассматриваемый процесс, является Трудовой кодекс (применимы также иные законодательные акты).

В частности, данной теме посвящен раздел IV Трудового кодекса (статьи 91-105). В данном разделе расшифровываются такие понятия, как продолжительность и учет рабочего времени.

Компании в процессе контроля трудового процесса, могут руководствоваться нормами действующего законодательства, а также сложившейся практикой. В компании «Методичка» мы помогаем настраивать учет времени.

Время работы

Рабочее время – это временной отрезок, в который осуществляется трудовые функции соответствующего сотрудника. Режим рабочих часов устанавливается согласно требованиям закона, а также при соблюдении интересов сторон трудового договора.

В соответствии со статьей 91 ТК РФ, в неделю допустимо установление рабочего времени в сумме не более сорока часов. Это считается нормальной продолжительностью рабочего процесса.

Согласно ТК, существуют следующая разновидность рабочего времени:

• обычная продолжительность (сорок часов в неделю);
• укороченное (ст. 92). Устанавливается относительно определенных категорий работников. Например, несовершеннолетние до восемнадцати лет, инвалиды, граждане занятые на вредных условиях труда;
• неполное (ст. 93). Вводится по договоренности сторон. Например, сотрудник осуществляет уход за ребенком младше четырнадцати лет. При таком варианте, возможно достижение договоренности о неполном рабочем дне;
• ночное (ст. 96). Под ночным понимается период времени с 22.00 до 6.00;
• сверхурочная работа (ст. 99). Подразумевается работа сверх обычного времени.

Какой именно вид учета рабочего времени можно использовать, зависит от продолжительности трудового процесса.

Виды учета

Учет времени — это действия, направленные на подсчет часов, которые сотрудник фактически затратил на свои трудовые обязанности.

Контроль времени сотрудников является важным аспектом управления персоналом, который позволяет фиксировать рабочие часы, определять эффективность работы и планировать бюджет на оплату труда.

Кроме того, согласно ст. 91 ТК, работодатель должен проводить постоянный подсчет времени, которое отработал сотрудник. В случае нарушения данного требования, возможно привлечение по ст. 5.27 КоАП РФ.

Как именно будет учитываться рабочий процесс, решает сам работодатель.

Возможно использование следующих видов учета:

• ежедневный;
• еженедельный;
• суммированный.

Каждый вид имеет свои особенности.

Ежедневный расчет

Применяется при использовании на предприятии обычного режима (пятидневная/шестидневная рабочая неделя). При данном расчете, учитываются начало и конец рабочего дня, перерывы и т.п.

Комментарий специалиста. Используя данный вид расчета, учитывайте требования к продолжительности рабочего дня для различных категорий сотрудников. Например, для студентов, инвалидов и т.д.

Требования к продолжительности графика работы для различных категорий указаны в статье 94 ТК.

В частности, продолжительность работы для лиц в возрастной категории четырнадцать/пятнадцать лет не может быть более 4 часов, пятнадцать/шестнадцать лет — 5 часов.

Учитывайте данные условия при использовании труда таких категорий сотрудников. Подробнее по телефону компании «Методичка»

Еженедельный расчет

Данный вид удобен, если в организации часто используется режим работы за пределами установленного продолжительности рабочего графика.

В течение установленного времени, стороны трудового договора перераспределяют часы в зависимости от нагрузки, а в конце недели подводится итог отработанного времени.

Суммированный расчет

Согласно ст. 104 Трудового кодекса, такой расчет используется, если в компании невозможно соблюсти рабочий процесс на условиях ежедневности или еженедельно.

В таких случаях применим — суммарный расчет.

При таком виде, за основу в качестве расчетного периода, может быть взят — месяц, квартал, полугодие. Однако, период не должен превышать одного года.

Суммарный расчет может быть использован при таком графике, как:

• сменный график;
• вахтовая работа;
• в других случаях.

Комментарий специалиста. Необходимо учесть, что по итогу учетного периода, при суммарном расчете, общее количество итогового времени не должно превышать норму, согласно требованиям закона. Если будут переработки, то нужно их зачесть в часы, которые не хватает до нормы.

Например, в 1-м месяце учетного квартала ваш сотрудник “недоработал” установленные договором часы. Однако во 2-м месяце, были переработки. Соответственно можно зачесть переработки в счет недоработанных часов.

Табели учета

Итог контроля рабочего времени фиксируется в специально разработанных формах — Т 12, Т 13 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Обе формы применяются для контроля отработанного/неотработанного времени.

Т 12 готовится в 1-м экземпляре и подписывается руководителем, кадровиком и хранится в бухгалтерии. Табель Т 12 заполняется вручную. В свою очередь, Т 13 заполняется автоматической программой. Для их ведения назначается специальный сотрудник.

В табеле указывается информация по факту. Такой вид учета используется в целях фиксации данных. Получение данных может быть осуществлено различными методами.

Методы контроля

Методы учета — это совокупность действий, направленных на контроль над тем или иным объектом.

Компания может использовать различные методы. К ним относятся:

• ведение журналов прихода и ухода сотрудников;
• использование пропуска с применением биометрии, кодовые замки и т.п;
• применение средств видео/фотофиксации перемещения сотрудников на территории;
• использование DLP-системы, тайм трекер (для мониторинга работы на компьютере);
• электронные таблицы.

Журналы прихода и ухода

Один из методов — ведение журнала рабочего времени вручную. В этом случае работник самостоятельно заполняет такой журнал, вписывая данные своего прихода и ухода. Заполнение может контролироваться специально назначенным сотрудником. Ответственного за ведение журнала назначают приказом. Этот метод удобен для небольших предприятий, но неэффективен для больших компаний.

Пропуск

Подразумевает под собой использование специальных программ, который фиксируют, через применение пропусков, приход и уход с работы. Это позволяет автоматически подсчитывать отработанные часы.

Могут быть использованы как обычный пропуск, так и биометрические параметры (сканирование пальца и т.п.). Данный метод удобен для больших компаний и позволяет сократить время на учет, так как здесь могут учитываться не только начало и конец рабочего дня, но и количество отработанных часов.

Видео/фотофиксация перемещения сотрудников

Предполагает отслеживание рабочего процесса сотрудников с помощью видео/фотокамер.

Необходимо отметить, что при введении данного вида контроля, следует соблюсти следующие условия:

• видеонаблюдение может быть использовано только для тех целей, которые непосредственно связаны с трудовыми функциями работника;
• необходимо проинформировать сотрудников о введении наблюдения данным способом (в целях реализации права сотрудника об условиях труда);
• наблюдение должно быть открытым (обязательно наличие табличек).

Системы мониторинга работы

При данном методе используются специальные программные обеспечения, которые устанавливаются на компьютер.

Они могут использоваться, как для обеспечения безопасности, так и для улучшения эффективности трудового процесса. Например, программа, отслеживающая выход сотрудника в интернет и т.п.

Программа устанавливается на компьютеры с помощью специальных серверов.

Такой метод контроля позволяет собирать, анализировать и осуществлять поиск необходимой информации.

Электронные таблицы

Представляют собой способ фиксации трудового процесса в электронном виде.

Данный вид учета является наиболее практичным и удобным. Он позволяет автоматизировать фиксацию и проводить многомерный анализ полученных данных, а также взаимодействовать с иными программами для экспорта данных.

Электронные таблицы чаще всего применяются в организациях, в которых используются электронный документооборот (“ЭДО”).

Что представляет собой электронный документооборот?

Электронный документооборот

ЭДО — это система обмена электронными документами посредством специальных программ.

В плане учета рабочего времени, ЭДО может быть использовано для ведения электронных таблиц, обмена сведениями и кадровыми документами.

В настоящее время внедрение системы ЭДО является добровольной, однако тенденция скоро будет смещаться к обязательному его внедрению в организации.

Этому может свидетельствовать обязательное использование ЭДО с 2023 г. бюджетными учреждениями.

Кроме того, необходимо отметить, что использование электронного документооборота это:

• удобство и оперативность (отправка документов в электронном виде обеспечивает оперативную и надежную передачу данных и т.п.);
• структурированный процесс согласования документов;
• экономия расходов.

Комментарий специалиста. Если вы планируете подключить электронный документооборот, то в первую очередь, примите локальный акт о внедрении ЭДО. Это обусловлено требованиями статьи 22.2 ТК РФ.

В частности, в данной статье указано, что работодатель вправе принять решение о внедрении ЭДО, но с учетом мнения выборного органа. О принятии такого акта работники уведомляются в обязательном порядке. Кроме того, необходимо уведомить об использовании такого документооборота вновь принимаемых работников.

Подключение ЭДО

Процесс подключения довольно прост:

1. Вы получаете квалифицированную подпись в удостоверяющем центре.
2. Определяете оператора (реестр можно посмотреть на  ИФНС).
3. Организовываете работу ЭДО в компании.

Наша компания предлагает современную и надежную систему кадрового электронного документооборота. Используя КЭДО, вы сэкономите значительную часть своих ресурсов. Специалисты нашей компании проконсультируют вас по вопросам использования и работы в ЭДО.

Полезные документы

№	Наименование	Ссылка для скачивания
1.	Образец табеля	Скачать
2.	Приказ о внедрении системы ЭДО	Скачать

Часто задаваемые вопросы

1. Хотим поставить видеокамеры для контроля рабочего процесса, нужно ли уведомлять об этом работников?

Ответ: Да, работники должны быть уведомлены об изменившихся условиях труда.

2. Предприятие работает по сменному графику, какой вид учета лучше использовать?

Ответ: В данном случае, лучше использовать суммарный расчет.

3. Возможно ли вести табели, составленные по собственно разработанной форме?

Ответ: Нет, все сведения должны вноситься в специально разработанные формы (Постановление N 1 от 05.01.2004 г.).

Вывод

В соответствии с законодательством, учет рабочего времени должен вестись работодателем в обязательном порядке. Формы контроля могут быть различными. Это может быть журнал, электронная таблица или специальная программа.

Учет времени сотрудников – это важный аспект управления персоналом, который позволяет контролировать рабочие часы и определять эффективность работы. Кроме того, это ценный инструмент для любого предприятия, стремящегося максимально повысить эффективность и опередить конкурентов.

Стоит отметить, что постепенное внедрение ЭДО в сфере кадрового учета, также позволит эффективно использовать трудовые ресурсы и максимально сэкономить расходы предприятия.

Обратитесь к нашим специалистам по всем возникающим вопросам.

Список использованных источников

1. Трудовой кодекс.
2. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004.
3. Гражданский кодекс.