Юридические аспекты внедрения ЭДО — как правильно оформить переход на ЭДО в 2023 году

Электронный документооборот (“ЭДО”) — разновидность процесса передачи документов, выраженный в движении документации в электронном виде с момента их создания до передачи на исполнение и/или хранения.

ЭДО — это современное решение замены бумажной документации на удобную и практичную электронную.

Однако, внедрение такого документооборота требует соблюдение определенных правил.

В каком порядке производится внедрение документооборота, какие существуют правила оформления электронных документов, а также что представляет собой ЭДО, будет изложено в этой статье.

Виды систем ЭДО

В зависимости от области использования системы, можно обозначить ее следующие виды:

• внутренняя. При данном типе, подразумевается передача информации внутри организации;
• внешняя. Обмен сведениями за пределами предприятия;

Систему можно разделить также на добровольную и обязательную. В первом случае, внедрение происходит на основании добровольно принятого решения. Во втором, согласно требованию законодательства.

Виды систем ЭДО

В зависимости от области использования системы, можно обозначить ее следующие виды:

• внутренняя. При данном типе, подразумевается передача информации внутри организации;
• внешняя. Обмен сведениями за пределами предприятия;

Систему можно разделить также на добровольную и обязательную. В первом случае, внедрение происходит на основании добровольно принятого решения. Во втором, согласно требованию законодательства.

Внутренний обмен

Многие организации, в целях оптимизации и производительности трудового процесса, все чаще вводят ЭДО. Данные действия обоснованны, ведь отправка любой документации в электронном виде достаточно упрощает процесс ее рассмотрения.

Внутренний обмен бывает следующих видов:

• кадровый(передача сведений кадрового учета). Например, в целях учета рабочего времени, компания может ввести электронные таблицы учета. Такой вид учета позволяет автоматически фиксировать время потраченное работником, анализировать данные и взаимодействовать с иными программами для экспорта данных;
• бухгалтерский(взаимодействие в сфере бухгалтерского управления). Передача счетов, ведомостей внутри организации;
• управленческий (оборот административными документами);
• иные виды.

Взаимодействие за пределами организации

Такой обмен может быть, как между коммерческими компаниями, так и с государственными органами.

Обмен документами с контрагентами происходит в процессе обычной коммерческой деятельности. Компании договариваются о взаимодействии в электронном виде и продолжают работу в ЭДО.

В свою очередь, документооборот с государственными органами происходит согласно положениям нормативно-правовых актов, например, при представлении заявлений, отправка уведомлений и т.п.

Какие нормы регулируют внедрение документооборота в организациях?

Правовые аспекты внедрения ЭДО

Внедрение системы электронного документооборота должно отвечать правилам и положениям нормативно-правовых актов. Каждый этап подключения регулируется определенными законодательными актами:

п/п	Этап	Законодательное регулирование
1.	Принятие решение о внедрении ЭДО	Согласно, ст. 22.2 Трудового кодекса, внедрение системы должно быть осуществлено на основании локального акта, принимаемого работодателем. При введении необходимо также учесть мнение профсоюзной организации. Такой акт должен содержать — сведения об информационной системе, порядок доступа к ней, срок уведомления работников о введении данной системы и иные сведения.
2.	Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП)	Подпись должна соответствовать требованиям, указанным в Приказе ФСБ № 795. КЭП возможно получить в удостоверяющем центре. КЭП Возможно использование при представлении заявления, отчетности, заявки на торгах и т.п.
3.	Выбор оператора	Операторами признаются компании, которые оказывают услуги в сфере ЭДО. По сути это юридические лица, которые реализуют процесс передачи документации. Операторы проходят проверку на соответствие требованиям, указанным в Приказе № ЕД-7-26/546@. Перечень операторов размещен на сайте ФНС.
4.	Заключение договора с оператором	Согласно, ст. 779 ГК РФ при заключении договора оказания услуг, исполнитель обязан оказать услуги, а заказчик оплатить их. Договор заключается в письменном виде. В самом соглашение стороны должны прописать также все существенные условия, предусмотренные гражданским кодексом. В данном случае это будет предмет, то есть обязательно указать информацию об оказываемой услуге.
5. Организуйте работу системы в компании

Соблюдение всех установленных требований при подключении ЭДО, является фундаментом законного использования таких систем. Однако необходимо также учитывать требования к оформлению электронных документов.

Требования к оформлению электронных документов

Действительность таких документов зависит от правильности их оформления.

Порядок подписания для определенной документации может быть разным:

п/п	Наименование	Порядок подписания электронных документов
1.	Договоры, соглашения между компаниями и т.п.	1. Без помощи электронной цифровой подписи (“ЭЦП”). Согласно, ст. 434 ГК, стороны могут согласовать форму договора. Соответственно, соглашение считается подписанным, если соблюдены договоренности по форме. Кроме того, в соответствии со ст. 160 ГК, письменная форма сделки считается соблюденной, если при оформлении соглашения в бумажном виде, его содержание остается неизменным. Таким образом, стороны могут договориться об электронном подписании договора. Юридическая значимость, в данном случае, подтверждается внесением в соглашение условий о действительности его электронной формы. Для этого, в самом тексте соглашения, делается соответствующая отметка. Кроме того, необходимо указать адреса электронной почты, по которым стороны будут обмениваться документацией.
		2. При помощи ЭЦП. Схему подписания можно обозначить следующим образом: ● контрагенты договариваются между собой о подписании соглашения при помощи ЭЦП; ● далее стороны обмениваются данными об операторе; ● одна из сторон направляет экземпляр договора, подписанного со своей стороны ЭЦП; ● в свою очередь, другая сторона анализирует представленный экземпляр и при отсутствии возражений, подписывает договор; ● договор подписан. Документы будут считаться юридически значимыми, если соблюдены требования в части использования ЭЦП.
2.	Отправка отчетности, заявлений, обращений в государственные органы.	1. Без ЭЦП. В настоящее время создание или представление в государственные органы документов без ЭЦП, возможно только в случаях, предусмотренных законодательством. Например: ● при подаче обращений(в правоохранительные органы); ● представление заявлений.
		2. С помощью ЭЦП. В данном случае законодательство предоставляет больше возможностей в части взаимодействия с государственными органами. Например: ● подача отчетности; ● представление уведомлений; ● подписание соглашений. Документы будут считаться юридически значимыми, если соблюдены требования в части использования ЭЦП.

Комментарий специалиста. Если вы планируете подписать соглашение в электронном виде без ЭЦП, внесите все необходимые условия в договор, во избежание двоякого трактования достигнутых договоренностей.

Обязательно укажите в соглашение действующие адреса электронной почты, на которые планируются получение соглашений. Обращайтесь в компанию «Методичка» и мы всё настроим сами.

Безусловно, что наличие ЭЦП дает больше возможности, в части взаимодействия с различными контрагентами. Порядок получения определенного типа подписи, отличается друг от друга. Как же получить ЭЦП?

Подключение ЭЦП

Подключение зависит от вида ЭЦП. Согласно, статьи 5, ФЗ №63, подписи делятся на:

• простую электронную подпись (“ПЭП”);
• неквалифицированную электронную подпись(“НЭП”);
• квалифицированную электронную подпись(“КЭП”).

Порядок получения каждого вида подписи отличается друг от друга.

Простая электронная подпись

Приобретение ПЭП отличается своей простотой. ПЭП создается при оформлении электронного документа посредством паролей, кодов и т.п.

Одна сторона заполняет документ, вторая сторона для подтверждения подписи, отправляет пароль на доверенный номер или адрес. Введение полученного кода в соответствующее поле, означает подписание документа.

Как правило, ПЭП используется при подаче заявлений в государственные органы.

Комментарий специалиста. Обращение с ПЭП приравнивается к бумажному документу, если об этом была договоренность сторон(предварительная) или в определенных законодательством случаях. Компании «Методичка» помогает настраивать кадровый электронный документооборот с помощью таких НЕПов.

Неквалифицированная электронная подпись

НЭП образуется посредством получения криптографического преобразования с помощью специального ключа.

С помощью НЭП можно идентифицировать отправителя и подтвердить, что документ не менялся.

Ее можно использовать внутри организации. Например, при обмене документацией в управленческих системах, по электронной почте и т.п.

Комментарий специалиста. Как и в случае с ПЭП, НЭП может являться аналогом собственноручной подписи, но только при условии, что стороны предварительно договорились об этом, или если имеется соответствующее требование законодательства.

Квалифицированная электронная подпись

КЭП является прототипом обычной подписи “от руки”. Наличие квалифицированной электронной подписи является достаточным основанием в части подтверждения действительности документа.

КЭП возможно получить в специальном удостоверяющем центре (если заявитель является физическим лицом)(сведения о наличии аккредитации можно посмотреть здесь) или в удостоверяющем центре ФНС России (для юридического лица, нотариуса и т.п.).

КЭП возможно использовать:

• при представлении заявлений на регистрацию в ИФНС;
• при передаче отчетной документации;
• для участия в торгах;
• при представлении документов в суд;
• в иных случаях.

Преимущества ЭДО

Бесспорным является тот факт, что использование ЭДО обладает большим количеством преимуществ. Например:

• удобство использования (сведения отправляются на дальние расстояния и в любых объемах и т.п.).;
• оптимизация порядка согласования документов;
• информацию удобнее сохранять и структурировать:
• экономия материальных, трудовых ресурсов.

Наша компания предлагает современную и надежную систему кадрового электронного документооборота. Используя КЭДО, вы сэкономите значительную часть своих ресурсов. Наши специалисты проконсультируют вас по вопросам использования и работы в ЭДО.

Полезные документы

№	Наименование	Ссылка для скачивания
1.	Приказ о внедрении системы ЭДО	Скачать
2.	Примерная форма соглашения об обмене электронными документами	Скачать

Часто задаваемые вопросы

1. В каких случаях возможно введение ЭДО без локального акта?

Ответ: Законом предусмотрено, что введение возможно, но в случае форс-мажорного обстоятельства.

2. Может ли КЭДО полностью заменить собой обычный бумажный кадровый учет?

Ответ: Да, действующее законодательство позволяет перевести кадровый учет полностью в ЭДО.

3. Возможно ли сдавать отчетность в СФР с помощью ПЭП?

Ответ: Согласно положениям законодательства, для сдачи отчетности понадобится КЭП.

Выводы

Документы, создаваемые с помощью систем ЭДО, должны соответствовать требованиям законодательства. Для расценивания электронных документов идентичными бумажным, необходимо соблюдать действующие в настоящее время правила.

В частности, электронная версия договора будет идентична его бумажной версии, если стороны договорились об этом. Кроме того, должна быть проставлена ЭЦП, которая является аналогом обычной подписи.

При соблюдении соответствующих правил, ЭДО можно распространить на все бизнес-процессы в организации — кадровый, бухгалтерский учет, сдача отчетности, подписание договоров и т.д.

Для возможности перехода на ЭДО, необходимо принять соответствующий локальный акт, получить ЭЦП, заключить договор с оператором, обустроить работу в организации, подключить ЭДО с контрагентами/ государственными органами.

В настоящее время намечается постепенная тенденция обязательного внедрения ЭДО во всех сферах. Бесспорно, за электронным документооборотом будущее. Ведь он позволяет не только упростить работу организации, но и сэкономить расходы компании.

Обратитесь к специалистам компании «Методичка» по всем возникающим вопросам в части подключения электронного документооборота.

Список использованных источников

1. Гражданский кодекс.
2. Трудовой кодекс.
3. ФЗ № 63.
4. Приказ № 61 Н;
5. Приказ № ЕД-7-26/546@.
6. Приказ № ЕД-7-26/936@.
7. Приказ № 795.
8. ФЗ от 27.07.06 № 149-ФЗ.