Электронные системы документооборота в 2023 году

Система электронного документооборота (“СЭД”) представляет собой совокупность процессов, обеспечивающих передачу документации в электронном виде внутри или за пределами организации.

Если не вдаваться в техническую характеристику электронного документооборота (“ЭДО”), а остановиться на общем описании, то основными чертами любого ЭДО является мобильность (передача информации без привязки ко времени и пространству), оперативность (сведения передаются мгновенно), производительность (работа с материалом, не на бумажном носителе, позволяет сэкономить рабочее время, перенаправив его на более важные задачи).

Читайте в этой статье, какая классификация СЭД существует, возможные сферы применения ЭДО, какие нормативно-правовые акты регулируют работу СЭД, как подключиться к электронному документообороту и в чем его преимущество.

Классификация систем

Электронный документооборот можно классифицировать в следующем порядке:

1) По границам использования:

• внутренний (подразумевает под собой передачу информации внутри организации);
• внешний (обмен с внешними получателями);.

2) По обязательности использования:

• добровольный (внедряется по желанию руководства компании);
• обязательный(предусмотрен нормативно-правовыми актами).

Обмен информацией внутри организации

Цель построения трудового процесса в любой компании это создание оптимизированных и производительных рабочих механизмов.

Внедрение внутреннего ЭДО, можно отнести именно к таким механизмам.

Передача договоров, актов, счетов не на бумажном носителе, существенно упрощает и ускоряет процесс рассмотрения документации. Файлы сохраняются в архиве и их намного проще искать. И самое главное весь процесс согласования в полном объеме сохраняется в системе.

Внутри организации встречаются следующие виды ЭДО:

• административный(управленческий) ;
• кадровый(обмен кадровыми документами);
• бухгалтерский(передача бухгалтерских документов);
• складской(обмен данными складского назначения);
• иные виды.

Внешнее взаимодействие

ЭДО за пределами организации можно разделить на:

• обмен документами между контрагентами;
• передача сведений государственным органам.

Между контрагентами

Согласно, п.2 ст. 160 ГК РФ сделка считается заключенной, если она заключена, в том числе посредством технических, электронных и иных средств.

Таким образом, если при согласовании условий сделки, вы договоритесь о подписании договора посредством электронной цифровой подписи («ЭЦП»), то для окончательного «скрепления» договора не нужно приезжать к партнеру или посылать курьера, чтобы передать договор в бумажном варианте.

Достаточно будет отправить контрагенту, через вашего оператора системы ЭДО, соглашение, предварительно подписав его электронной цифровой подписью. В свою очередь, другая сторона получив документы, согласовывает их и по итогу ставит свою ЭЦП. По итогу соглашение подписано и уже находится у каждой из сторон.

Передаче через СЭД подлежат не только договоры, но и иные документы, например бухгалтерские, финансовые и тому подобное.

Обмен информацией с государственными органами

Любому хозяйствующему субъекту в процессе своей деятельности, приходится взаимодействовать с государственными органами.

Как и в случае с контрагентами, все сведения можно передать или получить посредством системы ЭДО.

Какие сведения могут быть переданы?

Например:

• передача отчетности в ИФНС (организация может сдавать любые декларации, не посещая налоговую, достаточно подготовить отчет в соответствующей форме и отправить его в уполномоченный орган);
• получение уведомлений из уполномоченных органов (государственные органы могут отправлять информацию о рассмотрении представленной ранее документации или о необходимости предоставления определенных сведений и т.п.).

Добровольный ЭДО

Организации могут ввести систему ЭДО в добровольном порядке. Каких либо нормативно-правовых актов, обязывающих вводить такие процессы не имеются.

Однако, это может стать необходимым, например, если организация, перешла на дистанционный формат работы.

Согласно, положениям ст. 312.2 ТК, трудовой договор и все соглашения к нему могут заключаться между сторонами удаленно. Документы, которые обычно предъявляются при приеме на работу, также прилагаются в электронном виде. Документация подписывается электронной цифровой подписью (“ЭЦП”).

Таким образом, внедрение системы электронного обмена информацией позволит взаимодействовать при обмене кадровыми документами.

Комментарий специалиста. ЭДО, в соответствии со ст. 22.2 ТК, вводится в организации на основании локального акта, в котором должны содержаться сведения о системе, порядке доступа к ней и иные данные.

Переход должен быть осуществлен с письменного согласия работника.

Стоит также отметить, что при форс-мажоре работник и работодатель могут временно перейти на ЭДО без специального акта, но при условии последующего предоставления документации на бумажном носителе.

Мы в компании «Методичка» помогаем внедрять КЭДО с 2010 года.

Обязательное взаимодействие

В настоящее время обязательное взаимодействие в электронном формате предусмотрено в следующих случаях:

• при реализации товара, подлежащего маркировке. Согласно, ФЗ № 488, формирование и обработка сведений в информационной системе мониторинга происходит в электронной форме, между оператором системы, органами власти, участниками оборота и иными лицами;
• при учете импортной продукции. ФЗ № 371 были внесены изменения в Налоговый кодекс. Данными изменениями были утверждены порядок предоставления счет-фактур в электронном виде, а также обязанность уполномоченного органа обеспечить систему прослеживаемости товаров;
• при осуществлении бухгалтерского учета в бюджетных организациях. Это обязанность закреплена Приказом № 61н.

Ожидается также, что обязанными передавать сведения посредством ЭДО с 01.12.23 г. будут фермерские хозяйства.

Операторы ЭДО

К операторам относятся компании, оказывающие услуги в сфере осуществления электронного документооборота между различными лицами.

Осуществление деятельности такого юридического лица происходит посредством каналов связи с применением сертификатов ключей.

Компания, оказывающая услуги оператора, должна пройти проверку на соответствие требованиям, указанным в Приказе № ЕД-7-26/546@.

К таким требованиям можно отнести:

• регистрация в качестве юридическое лицо на территории РФ;
• владение, пользование или распоряжение совокупностью сетей и тех устройств, которые позволяют обрабатывать и хранить данные;
• получение лицензию ФСБ на оказание услуг;
• наличие необходимых сертифицированных программных средств:
• обеспечение должной поддержки пользователей, в том числе круглосуточной;
• иные требования.

Реестр операторов размещается на сайте ФНС. Он утверждается, на основании Приказа ФНС № ЕД-7-26/936@.

Комментарий специалиста. В перечне, размещенном на сайте ФНС отражается информация о наименование компании, о возможности использования роуминга, о количестве подключенных абонентов и иные сведения.

Выбирая оператора, обратите внимание на те аспекты, которые необходимы вам для обмена сведениями, а также на возможность поддержки и обратной связи.

Компания является лицензионным оператором с 2022 года и зарекомендовала себя, как надежный партнер и помощник в сфере электронного обмена документами.  Наша цель — качественное и доступное оказание услуг, а также постоянная поддержка и обратная связь по всем возникающим вопросам. Вместе мы добьемся высоких результатов.

Стоимость услуг

Наименование	Цена
Тарифный план	от 50 000 руб.

Порядок работы в системе ЭДО

Существуют различные системы, реализующую возможность приема и передачи информации в электронном виде, в зависимости от типа передаваемых сведений.

В системе ЭДО работа настроена также, как она обычно устроена в очном режиме.

Вы можете редактировать, согласовывать, хранить, отправлять свои документы. Единственное отличие, все это происходит не на бумаге, а в электронном виде и подписи будут ставиться не от руки, а в виде ЭЦП.

Виды ЭЦП

Основные виды указаны в ст. 5 ФЗ №63:

п/п	Наименование	Пояснение
1.	Простая электронная подпись (“ПЭП»).	ПЭП используется при обмене сведениями внутри компании.
2.	Неквалифицированная электронная подпись (“НЭП”).	Может быть использована, как для внутреннего обмена, так и за пределами организации. В случае внешнего обмена, использование НЭП, возможно, если стороны договорились об этом. Например, указали в договоре касательно передачи бухгалтерской документации, следующую фразу: “стороны подтверждают, что обмен документами осуществляется по телекоммуникационным каналам связи посредством ЭДО”.
3.	Квалифицированная электронная подпись(“КЭП”).	Использование данного вида подписи должно быть осуществлено, согласно требованиям, указанным в Приказе ФСБ № 795. Кроме того, подпись необходимо получить в специальном удостоверяющем центре, аккредитованном в Министерстве связи. Сведения о наличии аккредитации можно посмотреть здесь. Квалифицированная подпись, чаще всего, используется для передачи сведений в государственные органы, в том числе отчетности, заявлений или для участия в торгах. Также применяется при взаимодействии с контрагентами и внутри организации.

Схема взаимодействия

Обмен информацией, как правило, осуществляется по одинаковой схеме. Рассмотрим схему, на примере подписания договора оказания услуг между контрагентами:

• контрагенты договариваются между собой о передаче документации посредством ЭДО;
• после согласования основных условий, сторона направляет другой стороне договор для подписания через своего оператора;
• другая сторона, получив договор, проверяет документ, при необходимости инициирует окончательное согласование;
• после получения окончательного согласования условий, сторона нажимает кнопку, подтверждающую подписание соглашения;
• сторона, передавшая договор первая, получает уведомление о подписании соглашения;
• договор подписан и у каждой стороны в программе сохраняется его подписанный экземпляр.

Аналогичное взаимодействие происходит внутри организации.

Комментарий специалиста. Необходимо учесть, что передача информации через системы, обслуживаемые различными операторами, возможна при наличии “роуминга” (специальная технология, позволяющая передать сведения через системы разных операторов).

Настройка данного процесса, требует двустороннее действие операторов и может занять до 14 дней.

При выборе оператора, обращайте внимание на возможность использование у него роуминга.

Преимущества и недостатки использования систем электронного документооборота

Любой процесс, механизм имеет, как положительные, так и отрицательные стороны. Данный факт также применим к ЭДО.

Можно обозначить следующие характеристики СЭД:

1) Положительные:

• удобство использования (электронные документы можно пересылать на любые расстояния и сохранять в больших объемах, виден путь согласования документации, данные можно сохранять неограниченное количество раз и т.п.);
• оптимизация процесса согласования документов;
• легче структурировать сохраненную информацию и организовать доступ к ней;
• ЭДО позволяет перейти на удаленный формат работы, которая в свою очередь позволит сэкономить расходы на аренду, транспорт и т.п.;
• экономия расходов на бумагу, краску для принтера, почтовые, курьерские услуги;
• вы вносите вклад в защиту экологии, сократив использования бумаги и канцелярских принадлежностей;

2) Отрицательные:

• при отключении электроэнергии, сбоях в работе системы, доступ к данным может быть ограничен или сведения могут быть потеряны. Однако стоит учесть, что и к данным на бумажном носителе может быть ограничен доступ по различным форс-мажорным обстоятельствам. Обезопасить себя от потери информации, можно путем копирования сведений на другие носители.

Как подключить систему электронного документооборота

Процесс подключения можно разделить на следующие этапы:

1. Примите локальный акт о внедрении системы ЭДО в организации (ст. 22.2 ТК).
2. Получите КЭП в удостоверяющем центре (со списком аккредитованных центров можно ознакомиться по следующей ссылке).
3. Выберите оператора (реестр операторов размещается на сайте ФНС).
4. Заключите с оператором договор оказания услуг.
5. Настройте процессы работы с системой.
6. Оповестите контрагентов о начале пользования ЭДО.
7. Пользуйтесь удобством и скоростью работы.

Специалисты компании проконсультируют вас по всем интересующим вопросам. Рассмотрение заявки о подключении происходит в кратчайшие сроки. Интерфейс нашей системы будет понятна даже самому убежденному противнику внедрения современных технологий.  Мы работаем с крупнейшими операторами и постоянно расширяем сеть взаимодействия.

Стоимость услуг компании «Методичка»

Наименование	Цена
Внедрение КЭДО в организации	от 50 000 руб.

Полезные документы

№	Наименование	Ссылка для скачивания
1	Приказ о внедрении системы ЭДО	Скачать
2	Пример договора об оказании услуг	Скачать

Часто задаваемые вопросы

1.     Могу ли я сдавать отчетность в ИФНС с помощью простой цифровой подписи?

Ответ: Нет, для работы с ИФНС вам нужна будет квалифицированная подпись.

2.     Необходимо ли оператору ЭДО иметь лицензию?

Ответ: Да, оператор должен иметь лицензию ФСБ.

3.     В каких случаях ЭДО может быть введен на предприятии без локального акта?

Ответ: Он может быть введен только в случае форс-мажорного обстоятельства.

Выводы

Существуют различные системы электронного документооборота, которые могут быть применены в различных рабочих процессах организации. Например, кадровый, бухгалтерский учет, взаимодействие с государственными органами, с контрагентами. Внедрение ЭДО имеет свои преимущества и недостатки. Для возможности работы с системой получите цифровую подпись, найдите оператора, обустройте соответствующие процессы в организации.

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации.
3. ФЗ № 488 «О промышленной политике в Российской Федерации».
4. ФЗ № 371 «О налоговых органах Российской Федерации».
5. ФЗ № 63 «Об электронной подписи».
6. Приказ № 61 Н.
7. Приказ № ЕД-7-26/546@.
8. Приказ № ЕД-7-26/936@.
9. Приказ № 795.