Кадровая бухгалтерия в 2023 году

Кадровое делопроизводство – один из немногих внутренних бизнес-процессов компаний и организаций, где цифровизация документооборота – пока только опция, альтернативная бумажному обороту документов. Пора в корне менять ситуацию!

Развитие электронного документооборота в России

Изначально в нашей стране электронный документооборот (ЭДО) внедряли преимущественно в следующих сферах:

• финансовая деятельность;
• формирование и сдача отчетности по налогам и сборам;
• обслуживание государственных закупок.

Общую концепцию развития ЭДО в деятельности субъектов хозяйствования представила в 2020 году ФНС РФ, определив в ней основные направления процесса цифровизации в стране. Многое из намеченного уже выполнено, в результате чего отдельные процессы электронного обмена информацией стали обязательными.

В частности, в РФ по состоянию на 01.01.2023 полностью в цифровом формате работают следующие сферы деятельности:

• банковские и финансовые операции;
• маркировка, первичные документы по обороту товаров;
• первичные документы по экспортно-импортным, таможенным операциям;
• бухгалтерский учет во всех муниципальных учреждениях страны с применением первичных учетных документов и регистров в соответствии с утвержденными Минфином РФ унифицированными формами электронных документов для бюджетного учета (приказ от 15.04.2021 № 61н).

Обмен информацией без использования ЭДО в указанных сферах уже технически невозможен. Мы в компании «Методичка» внедряем ЭДО с 2010 года.

Начиная с 01.12.2023, к числу тех, кто будет обязан передавать в государственные информационные системы (ГИС) сведения о своей работе через операторов ЭДО, добавятся:

• государственные учреждения;
• предприятия общественного питания;
• фермерские хозяйства;
• сельскохозяйственные производственные кооперативы.

Ожидается, что в 2024 году к ГИС будет подключена сфера грузовых перевозок, что потребует от каждого перевозчика обязательного внедрения у себя полноценного ЭДО, обеспечивающего обмен юридически значимыми электронными перевозочными документами между компаниями и государственными структурами.

Операторы электронного документооборота: требования и функции

Создаваемые в системе ЭДО юридически значимые цифровые документы передаются сторонам документооборота исключительно через операторов ЭДО.

Оператор ЭДО – это коммерческая компания, отвечающая определенным требованиям (по состоянию на сегодняшний день они изложены в приказе ФНС РФ от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@).

В частности, речь идет о следующих условиях:

• юридическое лицо, зарегистрированное на территории РФ;
• наличие технической базы, обеспечивающей круглосуточную обработку и хранение данных ЭДО;
• наличие аппаратных средств и права использования программных средств электронной подписи (ЭП) в соответствии с федеральным законом № 63-ФЗ;
• наличие лицензии ФСБ России (по видам деятельности, установленным федеральным законом № ;
• наличие сертифицированных согласно законодательству РФ программных средств, обеспечивающих обмен электронными документами, и их описания;
• возможность обеспечения круглосуточной поддержки участников информационного взаимодействия и другие.

В функции операторов входит:

• реализация процесса оборота электронными документами;
• обеспечение безопасности передаваемой и хранимой информации;
• обеспечение юридической значимости при обороте цифровых документов.

Ознакомиться с актуальным перечнем операторов ЭДО можно по ссылке: https://www.nalog.gov.ru/rn22/oedo/search_edo/.

Комментарий эксперта. Прежде чем приступить к обслуживанию нового абонента, оператор ЭДО запрашивает и проверяет регистрационные документы компании, чтобы убедиться в ее реальном существовании. В процессе работы производится сохранение в течение нескольких лет истории всех изменений, вносимых в ЭП, любого действия пользователей.

В случае возникновения спорных моментов между участниками системы обмена данными, информация, предоставленная оператором ЭДО, принимается в судах в качестве доказательства.

Предпосылки для развития электронного документооборота в кадровой работе

Сейчас на государственном уровне реализуется идея сделать обмен электронными документами в кадровой сфере обязательным   для каждого работодателя. Ожидается, что это мероприятие позволит:

• повысить эффективность и качество кадрового документооборота;
• упростить информационное сообщение между госорганами, предпринимателями и наемными работниками.

В настоящее время ведется активная подготовительная работа в следующих направлениях:

• создание законодательной нормативной базы для перевода бумажных документов, касающихся оформления трудовых отношений, в цифровой формат;
• подготовка ГИС (Госуслуги, Работа в России, Госключ) к взаимодействию с компаниями и физическими лицами в рамках обмена юридически значимой электронной информацией в соответствии с нормами действующего законодательства.

Для вовлечения работодателей в процесс перехода на КЭДО уже созданы условия:

• государством установлены лицензионные условия, проводится лицензирование операторов ЭДО, сертификация их ПО, посредством которого осуществляется обмен юридически значимой информацией в электронной форме;
• на рынке информационных сервисов и программного обеспечения представлено более 20 предложений, обеспечивающих цифровизацию кадровых документов, многие из которых допускают интеграцию КЭДО с наиболее популярным программным обеспечением (SAP, Oracle, 1С и другими), используемым в коммерческой деятельности.

Какие правила предъявляются к созданию цифровых документов

01.03.2023 года вступил в силу принятый 20.09.2022 Минтруда России приказ № 578н.

Его можно назвать основополагающим для становления КЭДО, поскольку ним устанавливаются единые для всех требования по формату и составу цифровых документов, не требующих дублирования на бумажных носителях. То есть, ГИС и внутренние ИС, используемые работодателями, будут работать в едином формате.

Комментарий эксперта. Приказ не регулирует вопросов применения компаниями собственных ИС или обязательного использования бесплатной Единой цифровой платформы «Работа в России» для КЭДО. Принятие решения остается за работодателем, что дополнительно подтверждается письмом Минтруда России от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-303.

Основные требования к внутренним корпоративным ИС, используемым компаниями для КЭДО:

• обеспечение подписания кадровой документации цифровой подписью (ЭЦП), как того требует статья 22.3 ТК РФ;
• возможность хранения электронных документов (ЭД);
• фиксация для каждой из сторон трудовых отношений факта получения ЭД.

Обязательность унификации форматов кадровых ЭД обусловлена необходимостью взаимодействия разных ИС (государственных, корпоративных), версий программного обеспечения, поддерживающего (или не поддерживающего) возможность конвертации форматов файлов, с которыми обычно работают специалисты по кадрам: docx, pdf, jpg, xml и другие. Если ПО, установленное на разные компьютеры, несовместимо, то при конвертации файлов может быть утеряна важная информация, в результате чего юридическая значимость пересылаемого документа будет утрачена.

Во избежание указанных проблем, с 01.03.2023 для всех участников КЭДО установлено обязательное использование формата PDF/A-1A для основной части ЭД. При формировании файлов приложений и некоторых других частей документа таких жестких требований не предъявляется.

Состав КЭДО

Элементы кадровых ЭД установлены приказом № 578н.

В число обязательных составляющих включены:

1. Основная часть. Формируется как файл в формате PDF/A-1A.
2. Электронная цифровая подпись.
3. Описание в формате XML. Формируется автоматически.

Дополнительные элементы ЭД:

1. Приложения. Могут формироваться в разных форматах: табличных, текстовых, в виде изображений. В этом случае они сохраняются отдельно от основного документа. Допускается подписание приложения цифровой подписью другого уполномоченного должностного лица (не руководителя). Но если приложения сформированы как единый документ с основной частью в формате pdf, то подпись ЭЦП другого лица, кроме руководителя, не допускается.
2. Машиночитаемая доверенность. Необходима, когда ЭЦП на кадровый ЭД ставит не руководитель, а другое должностное лицо. Формируется в формате xml.

Каждый файл структуры ЭД полагается сохранять в корневом каталоге.

Описание электронного кадрового документооборота

В описании документов КЭДО в формате xml используются обязательные, условно-обязательные и необязательные составляющие.

Как правило, здесь указывается следующая информация:

• официальное наименование, ИНН, ОГРН работодателя, должность подписанта;
• наименование ЭД, его реквизиты (регистрационный номер, дата), код согласно перечню, приведенному в приказе № 578н;
• дата подписания, ФИО подписанта, отметка об ЭЦП;
• информация о файле машиночитаемой доверенности: имя, размер;
• перечисление файлов с приложениями: тип, имя, размер;
• имя и размер файла с ЭЦП.

Ответственность за использование неактуальных форматов электронных кадровых документов

Официальных разъяснений по поводу наказания работодателей, формирующих ЭД в других форматах, нежели требует приказ Минтруда № 578н, пока нет. Вероятно, это связано с добровольностью ведения КЭДО на сегодняшнем этапе: у работодателей еще есть время привести цифровую документацию отдела кадров в соответствие с установленными требованиями.

Однако, по всей видимости, в будущем нарушение Единых требований, предъявляемых к кадровым ЭД, будет иметь последствия для компаний и организаций.

Возможно, не формализованные в соответствии со стандартом документы перестанут принимать ГИС – порталы Госуслуги, Работа в России. Аналогично в свое время поступили при внедрении электронных счетов-фактур: не соответствующие установленному формату документы просто не проходили по ИС.

Другой вариант развития событий возможен, если неактуальный формат ЭД будет приравнен к ошибкам. Тогда по аналогии с ошибочным оформлением бумажных кадровых документов работодателю может грозить штраф: порядка 30 – 40 тыс. руб. для ИП и малого бизнеса, до 200 тыс. руб. для средних и крупных компаний.

Исходя из твердого намерения Минтруда России провести цифровизацию кадрового учета и готовности к этому со стороны ГИС, можно предположить, что обязательность внедрения КЭДО и введения санкций за ошибки – вопрос ближайшего будущего.

Как выбрать подходящую КЭДО-платформу

При выборе специализированных сервисов для внедрения КЭДО в компании следует руководствоваться собственными потребностями и бизнес-целями.

С точки зрения организационных вопросов следует обращать внимание на опыт работы, отзывы существующих клиентов, стоимость, отсутствие скрытых платежей, готовность дорабатывать решения под потребности клиента.

Естественно, следует оценить удобство интерфейса, обязательную поддержку минимум трех типов ЭЦП (УКЭП, УНЭП, ПЭП), возможность работы на разных типах электронных устройств (смартфонах, планшетах, компьютерах), организацию бесплатных уведомлений.

Если работодатель использует готовый специализированный сервис КЭДО, то ему не стоит беспокоиться об изменении требований к форматам ЭД: специалист отдела кадров как обычно выбирает нужный шаблон из справочника и работает с ним, а за соответствие формата документа требованиям законодательства отвечает сервис.

В случае применения собственных корпоративных ИС работодателю каждый раз придется самостоятельно заниматься изменением шаблонов кадровых ЭД и нести ответственность за возможные ошибки.

Комментарий эксперта. Независимо от выбора способа ведения КЭДО (собственная ИС или ЕЦП «Работа в России») при внедрении системы обязательно следует подготовить локальный нормативный акт (приказ, распоряжение или другой обязательный для исполнения распорядительный документ компании).

Им следует установить:

• сроки уведомления персонала о переходе на КЭДО;
• дату перехода на КЭДО;
• перечень переводимой в цифровой формат документации;
• перечень документов, подлежащих обязательному дублированию на бумаге;
• данные о КЭДО-платформе и порядок доступа к ней.

Для введения КЭДО следует предварительно получить согласие каждого работника в письменной форме. В компании «Методичка» мы помогаем готовить все документы для перехода на КЭДО.

Часто задаваемые вопросы

1. Какие бумажные документы следует продолжать оформлять после введения КЭДО?

В соответствии со статьей 22.1 ТК РФ на бумаге после введения КЭДО обязательно оформляются:

• акты расследования несчастных случаев на производстве;
• распорядительные документы об увольнении;
• записи о проведении инструктажей по ОТ, включая лично подписанные работником.

2. Нужно ли переделывать цифровые кадровые записи, сформированные до 01.03.2023?

Если кадровая служба компании работала в КЭДО до вступления в силу приказа № 578н и составляла документы в ином составе или формате, то ни ТК РФ, ни приказ Минтруда России не требуют внесения изменений в сформированные ранее массивы информации. Однако, начиная с 01.03.2023 необходимо формировать кадровые ЭД согласно приказу № 578н.

3. Можно ли формировать в КЭДО акты о несчастных случаях

Акты расследования несчастных случаев, также как и другая документация, касающаяся охраны труда и техники безопасности (включая документальное оформление проведения обучения, проверки знаний и прохождения инструктажа на рабочем месте) должны вестись в бумажном виде. Сегодня ни одним законодательным или нормативным актом не предусмотрена необходимость перевода документов по ОТиТБ в электронную форму.

4. Нужно ли вести трудовые книжки в бумажном виде после внедрения КЭДО

Когда сотрудник подписал добровольное согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде, то специалист отдела кадров делает соответствующую запись в бумажной трудовой книжке, после чего выдает ее на руки владельцу. Дальше все записи о работе (прием, увольнение, перевод и другие) будут осуществляться в рамках КЭДО. Однако, бумажная книжка своей легитимности не теряет: все содержащиеся в ней до перехода на ведение КЭДО сведения, подтверждающие трудовую деятельность работника, остаются юридически значимыми.

Список использованных источников

• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
• Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»;
• Приказ Министерства труда и социальной политики Российской Федерации от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе»;
• Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 15.04.2021 № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению»;
• Приказ ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@ “Об утверждении требований к оператору электронного документооборота”;
• Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 20 января 2023 г. № 14-6/ООГ-303 “Об организации электронного кадрового документооборота”;
• Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Утверждена решением президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 25 декабря 2020 г. № 34).