Кадровый резерв сотрудников в 2023 году

Эффективные сотрудники являются важным ресурсом организации любой формы собственности и сферы деятельности. Чтобы способные сотрудники имели перспективу роста, а компания знала о своем кадровом потенциале, формируется кадровый резерв.

Рассмотрим в статье, что обозначает термин, как происходит процесс формирования резерва кадров, как сделать его проще с помощью автоматизации и электронного документооборота.

Содержание

Кадровый резерв и его виды
Виды кадрового резерва
Цели создания кадрового резерва
Риски при создании кадрового резерва
Основа для создания кадрового резерва
По каким принципам проходит создания резерва кадров?
Этапы процесса работы с кадровым резервом
Этапы создания кадрового резерва
Дальнейшее обучение сотрудников
Кадровый ЭДО (КЭДО)
Виды электронной подписи в КЭДО
Как электронный документооборот облегчает процесс создания кадрового резерва ?
Источники

Кадровый резерв и его виды

Синонимы термина — «программа подготовки кадров», «золотой резерв», «управление талантами». Так называют группу специалистов, которые способны в перспективе занять более высокую должность в организации. У кандидатов есть потенциал для ее замещения, он обладает необходимыми индивидуальными и профессиональными способностями, прошел специальное подготовку.

Подбор специалистов проводится по их соответствию следующим требованиям:

наличие профессиональных компетенций в соответствии с возрастом и уровнем образования;
лидерские и организаторские способности: принимать и воплощать управленческие решения, способность вести конструктивные переговоры, отстаивать свою точку зрения с помощью аргументов;
индивидуально-личностные качества: умение аналитически мыслить, высокий эмоциональный интеллект, способ общения с коллегами;
отношение к мотивации в работе: стремление к профессиональному росту, способность работать для развития организации, принимать ответственность за последствия рисков.

Чаще всего резерв кадров формируют, чтобы отобрать и иметь ввиду кандидатов на должность руководителей подразделений и департаментов. Но он также может создаваться для наличия в компании базы кандидатов на позиции специалистов, ведущих специалистов.

Кадровый резерв сотрудников в 2023 году — Кадровый резерв формируют во всех компаниях

Создание кадрового резерва ведется как на государственном уровне, так и в частных организациях разного рода деятельности. В первом случае процесс регулируется Распоряжением Правительства РФ от 22.04.2010 № 636-р.

Документ предусматривает подготовку и переподготовку управленческих кадров с 2010 по 2024 год и содержит приложения с информацией:

о личностных и профессиональных качествах, которые нужны управленцу;
типовые планы профессионального развития лиц из кадрового резерва;
сведения об участии в образовательных профессиональных мероприятиях и т.д.

В частных организациях создание кадрового резерва ведется в соответствии с локальными нормативно-правовыми актами.

В обоих случаях процесс создания кадрового резерва должен проходить прозрачно, иметь определенные критерии и достигать основных целей.

Виды кадрового резерва

Кадровый резерв бывает:

Внутренним. Формируется из состава сотрудников компании: заместителей руководителей подразделений; ведущих специалистов; сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам; студентов, которые проходили стажировку.
Внешний. Создается из числа кандидатов, которые успешно прошли отбор на вакансию, но не приступили к работе.

Самые распространенные причины для включения в перечень внешнего резерва — кандидат оказался вторым после успешно принятого претендента, сотрудник не приступил к работе из-за отсутствия договоренности об условиях работы.

Виды классификации кадрового резерва

Подход к классификации	Категория кадрового резерва
По виду деятельности	Резерв развития	Резерв для новых направления бизнеса профессиональный или управленческий
	Резерв функционирования	Резерв управленческий для обеспечения эффективного функционирования организации
По времени назначения	Группа А	Выдвижение в ближайшее время
	Группа Б	Выдвижение через два-три года
По категории персонала	Резерв на выдвижение	Резерв специалистов для выдвижения на ключевые позиции
	Управленческий резерв	Резерв движения по лестнице руководящих должностей

Цели создания кадрового резерва

Перечень формируют для решения следующих вопросов:

Экономия времени и финансов на поиске нужного сотрудника в непредвиденных ситуациях: личные обстоятельства сотрудника, который ранее занимал должность, перевод работника на более высокую должность и т.д.
Уменьшение степени кризисного положения в компании при уходе, переходе ключевого сотрудника организации.
Снижение риска ошибки при отборе кандидатуры на определенную должность, благодаря опыту сотрудничества с работником.

В случае с внутренним кадровым резервом целью является также поддержка мотивированных и способных сотрудников, которые будут знать о наличии кадрового резерва и возможностях роста; повышение лояльности к компании; снижение «текучки».

Риски при создании кадрового резерва

При наличии списка кандидатов на вакантные должности в компании могут возникнуть следующие проблемы:

несоответствие количества резервистов количеству вакансий в компании: при длительном сроке ожидание это демотивирует сотрудников и может стать причиной уходу в штат компании-конкурента;
демотивация действующих руководителей подразделений: в кандидате на вакантную должность видят конкурента, а не преемника;
отсутствие системы продвижения: кандидаты на должности есть, но нет видения, в какие сроки и с помощью каких обучающих мероприятий они будут переведены.

Вопрос №1: Как избежать риска ухода сотрудника, который был внесен в кадровый резерв и прошел обучение, к конкурентам?

Мнение эксперта компании «Методичка»: Рената Хребто, руководитель направления по подбору персонала Luxoft считает, что подстраховкой для компании может стать договор между ней и кандидатом в кадровом списке, так как кадровый резерв — это двусторонняя ответственность: сотрудника, от которого требуются усилия для развития, и компании, от которой нужны инвестиции в сотрудника.

Основа для создания кадрового резерва

Правильная подготовка поможет избежать нежелательных последствий и достичь целей, которые определили в начале процесса. Процесс может проходить на основе:

Предвидения преобразований в организационно-штатной структуре организации. Планирование затрагивает от 1 до 3 лет. Кадровый резерв формируется для закрытия вакансий на выбранный период.
Выявление ключевых позиций создания кадрового резерва для управленческих должностей. При этом не имеет значения, будут ли заменяться сотрудники на этих должностях. Определяется наличие сотрудников, которые могут занять управленческие должности, список корректируется с учетом новых кандидатов.

Формирование резерва может проходить как в виде формирования пула талантов или кадрового резерва, так и создания карьерных планов для каждого сотрудника, составления планов преемственности.

Особого внимания заслуживает формирование резерва кадров, если в компании наблюдается текучесть кадров по определенным должностям. Выявляются проблемные должности, причины смены сотрудников, схожие личностные и профессиональные характеристики ушедших сотрудников и формируется список необходимых компетенций.

По каким принципам проходит создания резерва кадров?

Процесс формирования пула талантов компании начинают при наличии следующих условий:

актуальность замещения вакансий в ближайшее время или в определенной перспективе;
открытость и доступность процесса создания резерва;
заинтересованность в создании резерва и компании, и сотрудников;
соответствие кандидатов выдвинутым требованиям;
наличие нескольких конкурирующих кандидатов на одну должность.

Вся работа с кадровым резервом регулируется нормативно-правовым актом, о существовании и содержании которого известно сотрудникам.

Этапы процесса работы с кадровым резервом

Процесс состоит из следующих частей:

планирование руководством создания кадрового резерва;
отбор из списка сотрудников и внешних претендентов;
создание списка;
составление плана развития сотрудников из списка и проведение обучающих мероприятий;
оценка кадрового резерва.

Перед началом процесса создается группа сотрудников, которые будут им заниматься; издается соответствующий документ, который будет регламентировать все процедуры; определяются механизмы проведения.

Этапы создания кадрового резерва

Процедура проходит несколько этапов:

Отбор кандидатов по критериям образования, стажа работы, результативности рабочего процесса, личностных качеств и т.д. Инициатором выдвижения кандидата может быть специалист отдела кадров или руководитель направления, отдела, департамента. В некоторых организация работник может самостоятельно предложить свою кандидатуру.
Составление сотрудниками отдела кадров списков кадрового резерва на основе анализа данных из личных документов выдвинутых кандидатур.
Проведение диагностики кандидатов для выявления качеств, которые необходимы для занимаемой должности. Для сотрудников государственных органов перечень необходимых индивидуально-личностных качеств предусмотрен в приложении к Распоряжением Правительства РФ от 22.04.2010 № 636-р. Также определяется уровень лояльности к компании, рабочей мотивации.
Составление списков с указанием предполагаемой должности для кадрового резерва на основе результатов диагностики.
Утверждение списка сотрудников для кадрового резерва руководителем.

Один кандидат может претендовать на несколько предполагаемых должностей и быть включен в списки с разными запланированными периодами занятия должности.

Дальнейшее обучение сотрудников

После включения в список резервист принимает участие в мероприятиях по повышению компетенций. Это могут быть: участие в семинарах, конференциях, тренингах; передача опыт от более опытного сотрудника в виде менторства, наставничества, коучинга и т.д.

Также может быть разработан индивидуальный план развития сотрудника, в которой запланированы: повышение квалификации, стажировка, получение еще одного высшего образования или степени MBA.

Кадровый ЭДО (КЭДО)

С начала 2023 года во всех государственных организациях предусмотрен переход на электронный документооборот. Его целями являются повышение прозрачности бизнес-процессов компании, скорости исполнения документов, формирования быстрого и открытого общения с компаниями-партнерами, сокращение временных и финансовых ресурсов на работу с документооборотом.

Кадровый документооборот является одним из видов электронного документооборота по назначению документов. В 2020 году введение кадрового ЭДО в качестве эксперимента было инициировано для крупных работодателей.

Процесс регламентирован соответствующим Федеральным законом. Он актуален не для всех видов кадровой документации, исключения указаны в п.22.1. Трудового кодекса РФ: это приказы об увольнении и некоторые другие документы.

Для остальных организаций переход на КЭДО пока не является обязательным и зависит от решения руководства, хотя есть тенденция к КЭДО. Но в 2023 году Приказом Министерства труда введены новые требования относительно электронных документов по кадрам: они касаются формата, структурных элементов, ЭЦП и некоторых других вопросов.
Мы в компании «Методичка» помогаем с 0 перейти на КЭДО.

При использовании кадрового электронного документооборота (КЭДО) решаются следующие задачи:

Для руководителя: оперативный сбор нужных юридических документов; сокращение финансовых затрат на расходные материалы, курьерскую службу, содержание архива;
Для сотрудников кадровой службы: упрощение контроля подписания документов; удобное хранение и поиск; оперативное взаимодействие с бухгалтерией;
Для сотрудников: работа с документами в удобное время без необходимости посещать отдел персонала.

Удобство кадрового ЭДО можно видеть на примере оформления отпуска.

Система электронного документооборота решает следующие задачи:

планирование и контроль пересечения отпусков сотрудников, чтобы учитывать их интересы и избежать массового ухода на отдых;
автопроверка корректности дат, чтобы избежать ошибок из-за человеческого фактора;
автоматическое заполнение графика отпусков;
формирование соответствующего приказа;
оформление денежных выплат;
уведомление сотрудника об отпуске.

Работник отдела кадров не тратит время на проверку, контроль согласования документов.

Виды электронной подписи в КЭДО

Для придания электронному документу юридической силы используют электронную цифровую подпись.

Различают три вида ЭП по уровню защиты и полномочиям: ПЭП, УНЭП, УКЭП.

Для ведения кадрового документооборота достаточно ПЭП, которую могут использовать сотрудники при подписании документов; УНЭП или УКЭП для визирования локальных нормативно-правовых актов, трудовых договоров.

Требования по виду электронной подписи для разных видов документов указан в ст.22.3 и ст.312.3 ТК РФ.

Вопрос №2: С чего начать внедрение кадрового ЭДО в организации?

Мнение эксперта: Любовь Щедловская, hr-эксперт рекомендует с целью оптимизации документооборота сначала провести аудит кадровой документации. Документы делятся на группы, их количество различается в зависимости от сферы деятельности организации.

Во время аудита анализируют специфику работы компании, категории работников и т.д., прогнозируются возможные риски, которые могут возникнуть при уменьшении количества документов.

Как электронный документооборот облегчает процесс создания кадрового резерва ?

Отдел кадров ведет работу по разным направления, начиная от приема сотрудника на работу и заканчивая его обучением и переводом на другие должности. Автоматизация каждого процесса ведется с соблюдением особенностей работы, требований законодательства, специфики работы компании. ЭДО выполняет запланированные задачи в том числе и при создании кадрового резерва компании.

Основными документами при формировании перечня «золотого резерва» будут:

положение о формировании кадрового резерва;
приказ «О создании кадрового резерва»;
заявки от руководителей подразделении о внесении сотрудника в перечень кандидатов;
приказ «О зачислении в кадровый резерв»;
отчет «Список граждан, включенных в кадровый резерв».

Если в организации используется система электронного документооборота, то при формировании распорядительного документа о создании кадрового резерва данные из личных карточек сотрудников автоматически переносятся в новый документ, что сокращает временные затраты сотрудника, делает минимальными ошибки из-за человеческого фактора.

Автоматизированные отчеты облегчают работу по отслеживанию изменений: переходов на другие должности, увольнений, появление новых кандидатов.

Вопрос №3: Как КЭДО может помочь в создании кадрового резерва?

Мнение эксперта: Алексей Корольков, CEO компании Websoft считает, что, например, при наличии в компании плана преемственности, автоматизация процесса поможет видеть не только возможных кандидатов и данные о них, но и служить средством своевременного автоматического напоминания о формировании плана преемственности или необходимости внести в него изменения.

Каждая компания самостоятельно определяет необходимость и индивидуальные пути формирования резерва сотрудников. Для обеих сторон это является одним из способов продуктивного взаимодействия и роста.