Найм сотрудников в компанию в 2023 году

Найм — это процесс поиска и приема сотрудников, непрерывно сопровождающий деятельность любой компании. Человеческий потенциал оказывает огромное влияние на развитие и функционирование организации. В связи с этим, особенно важно при по подборе персонала не допустить ошибку в выборе кандидата.

В этой статье будет изложена информация о том, какие этапы включает в себя процесс найма сотрудников, как подобрать специалиста, отвечающего всем требованиям вакантной должности, а также как правильно оформить нового работника.

Принципы найма

Успешное начало любого дела зависит от соблюдения принципов работы в соответствующей области.

В свою очередь, основными принципами процесса подбора сотрудников можно назвать:

• планирование (подразумевает планомерный подход к подбору персонала);
• активность(постоянный мониторинг рынка труда);
• конкурирование(создание конкурентного рабочего места);
• иное.

Следования основным принципам, поможет осуществить процесс подбора, не только успешно, но и оперативно.

Основные этапы найма

Резюмируя многолетний опыт кадровых специалистов, можно выделить следующие основные этапы подбора сотрудников:

• утверждение главных критериев к вакантной должности;
• размещение вакансии;
• подбор (отбор) кандидатов;
• подготовка опросного листа и собеседование с потенциальным сотрудником;
• найм работника.

Каждый этап имеет свои особенности.

Утверждение требований к вакантной должности

Любой поиск должен начинаться с определения понимания цели и критериев искомого. Аналогично складывается ситуация с наймом. Важно установить, что именно ожидается от будущего сотрудника.

Например:

• опыт в определенных областях;
• особенности характера;
• определения возможности выполнять соответствующие функции(поездки в командировки, управление автомобилем и т.п.).

Как правило, специалист отдела кадров обсуждает с руководством организации все требования и условия должности.

Таким образом, составляется общая картина, фиксируются условия.

В некоторых компаниях утверждается регламент поиска кандидата на вакансию. Положения регламента должны соответствовать требованиям законодательства и являются обязательными для исполнения. Если в компании отсутствует регламент, отдел кадров может руководствоваться сложившейся практикой при поиске работника, но в любом случае при соблюдении положений законодательства.

Поможем подготовить регламент в компании «Методичка», звоните.

После выявления основных критериев, можно приступить к следующему этапу — публикация объявления.

Размещение информации о поиске сотрудника

Один из самых ответственных этапов — публикация вакансии. Современные технологии позволяют публиковать объявления не только на столбе, в газете, но и на просторах интернета. Последний вариант, в настоящее время является наиболее популярным. Он позволяет искать и принимать сотрудников, помимо региона нахождения работодателя, также в любом уголке страны и мира.

Какую основную информацию можно отразить в объявлении?

Как правило указывается:

• наименование компании,
• название должности;
• размер вознаграждения;
• требования к кандидату;
• условия работы;
• контакты.

Разместить публикацию можно как в платной категории, так и в бесплатной, все зависит от предпочтений и срочности поиска.

После публикации вакансии и начала поступления откликов на нее, начинается отбор персонала.

Комментарий специалиста. Поиск сотрудников возможен также внутри организации. Например, посредством устного сообщения или корпоративной почты (делаются рассылки). Соответственно, в случае успешного поиска, найм производится путем перемещения, перевода или повышения сотрудника.

Подбор кандидатов

В зависимости от предлагаемой должности, количество кандидатов на вакансию может быть разным — от 5 человек до 1000 и более на одно место. В таких случаях, важно будет определить основные критерии, которые удовлетворят всем требования и ожиданиям.

Например, должность предполагает наличие водительские права на определенную категорию, в том числе стаж вождения должен быть не менее 5 лет. Соответственно, при выборе сотрудника в список приоритетных кандидатов будут включены лица, подходящие под установленные критерии. Кроме того, возможно установить и иные критерии, согласно которым один кандидат будет более предпочтителен относительно другого.

Некоторые рекрутеры составляют список таких кандидатов, в который включаются наиболее подходящие под критерии. Окончательный список анализируется руководством организации и на конкурсной основе происходит отбор наиболее предпочтительного кандидата.

По итогу отбора можно приступить к следующему этапу — собеседование.

Собеседование

Как организовать собеседование и понять, что человек подойдет на рассматриваемую должность?

Во многих компаниях составляются вопросы для потенциального сотрудника и готовится опросный лист.  Непосредственно на собеседование, соискатель заполняет опросник, отвечая на данные вопросы. Информация, изложенная в опроснике, может быть использована при подведении итогов конкурса на вакансию.

Однако, одних лишь ответов с опросника бывает недостаточно. Необходимо проведение интервьюирования (очное или удаленное), мы в компании «Методичка» полностью перешли на совмещенный формат — первичное удаленное, интервью с руководителем — очное.

Тематика собеседования может быть различна.

Например:

• во время беседы уточняется информация об опыте в тех или иных областях;
• создается искусственная ситуация, которую претенденту на вакансию, необходимо будет решить. В процессе решения проблемы, проверяются знания и опыт;
• интервьюер уточняет биографические сведения, предпочтения кандидата. Таким образом, уточняются навыки презентовать себя.

По итогу собеседования принимается решение о найме или об отказе в принятии на работу.

Найм работника

Завершающий этап подбора сотрудника — принятие на работу. Работодателем и работником принимается решение о сотрудничестве, фиксируются условия.

Условно этот этап можно разделить на:

1. принятие решения о сотрудничестве;
2. обсуждение основных условия взаимодействия;
3. заключение договора.

В свою очередь, последний пункт этапа можно разделить на заключение:

• гражданско-правового договора;
• трудового соглашения.

Порядок заключения каждого из таких соглашений имеет свои особенности.

Гражданско-правовой договор

Стороны в рамках закрепления достигнутых договоренностей могут заключить гражданско-правовой договор (“ГПХ”). Например, на оказание услуг, подряда и т.п. В данном случае, отношения регулируются нормами гражданско-правового законодательства. В частности, положениями главы 37, 39 ГК РФ.

При заключении договора, стороны обмениваются своими данными, реквизитами.

В соглашение указываются:

• предмет договоренностей;
• срок оказания услуг;
• сумма вознаграждения;
• ответственность сторон;
• иные условия.

Данный вид соглашения используется для разовых или проектных работ.

Комментарий специалиста. Важно отметить, что заключение гражданско-правового договора не должно подменять трудовые отношения, то есть не допускается наличие признаков трудовых отношений. Например, в соглашение не должно быть указаны — график работы, определенное рабочее место и т.п. В противном случае налоговая/трудовая инспекция могут переквалифицировать такой договор, как трудовой и начислить налоги и штрафы.

Обращайтесь в компанию «Методичка», мы поможем провести аудит документов и исправить проблемы.

Заключение такого вида договора означает взаимодействие между сторонами, как заказчик и подрядчик, а не работодатель и работник.

Если же планируется взаимодействие по типу “работодатель и работник” заключается трудовое соглашение.

Трудовой договор

Трудовое соглашение заключается между работодателем и работником после прохождения всех этапов найма.

Договор заключается согласно положениям главы III Трудового кодекса. В соглашении обязательно указываются:

• данные сторон;
• место и дата заключения;
• место осуществления работы;
• рабочая функция;
• сведения о начале осуществления рабочей деятельности;
• режим рабочего времени;
• другие условия, согласно ст.57 ТК.

До подписания, у сотрудника запрашиваются следующие документы:

• документы, удостоверяющие личность (паспорт и иное);
• СНИЛС;
• сведения об образовании;
• иные документы, согласно ст. 65 ТК.

Договор может быть заключен на неопределенный или на конкретный срок.

Подписание трудового договора означает, что поиск сотрудника благополучно окончен.

Комментарий специалиста. Сотрудник считается принятым на должность с даты оформления трудового договора. Однако, по сути сотрудник считается принятым с даты, когда он приступил фактически к работе.

После заключения договора, необходимо осуществить грамотный кадровый учет принятого работника.

Кадровый учет

С даты заключения трудового договора, начинается кадровое делопроизводство в отношении нового работника.

В общих чертах такое делопроизводство можно разделить на следующие стадии:

1. Издание приказа о назначении.
2. Ознакомление нового сотрудника с локальными нормативными актами(правила внутреннего трудового распорядка, об охране труда и т.п.).
3. Оформление записи о приеме в трудовой книжке.
4. Подготовка личной карточки нового сотрудника.
5. Внесение данных о работнике в табель учета.
6. Передача сведений о начале работы в уполномоченные органы.
7. Оформление личного дела работника.

Возможно также проведение дополнительных шагов. Например, передача сведений в военный комиссариат о найме военнообязанного сотрудника и т.п.

Нельзя назвать кадровое делопроизводство легким процессом, учитывая большой поток информации, которую предстоит проанализировать или подготовить.

Однако, современные технологии уже давно позволяют сэкономить, как время, так и деньги, при ведении делопроизводства.

На помощь может прийти электронный документооборот (“ЭДО”), в компании «Методичка» помогут внедрить его с 0.

Кадровый ЭДО

Под кадровым ЭДО (“КЭДО”) подразумевается создание, хранение кадровых документов, без дублирования их на бумаге.

Процесс регулируется положениями Трудового кодекса (ст.22.1-22.3). Согласно, ст. 22.1 ТК, при ведении КЭДО документы создаются, подписываются и представляются посредством специальной информационной системы работодателя.

Решение о введении КЭДО оформляется специальным локальным нормативным актом работодателя, о чем уведомляются все работники.

Стоит отметить, что подписание документов производится посредством квалифицированной подписи или неквалифицированной.

Работодатель должен обеспечить сохранность всех электронных документов.

Положительные стороны ЭДО оценили многие организации.

Используя ЭДО, вы получаете:

• экономию денежных средств на расходные материалы;
• оперативность и удобство получения данных;
• структурированность процесса;
• экологичность взаимодействия.

Кроме того, необходимо учесть, что с 01.01.2023 г., согласно п. 6 Приказа Минцифры № 61н, все государственные учреждения переходят в обязательном порядке на внутренний ЭДО.

Компания оказывает услуги по ведению кадрового электронного документооборота.  Выбирая, ЭДО вы сэкономите не только деньги и время, но и нервы. Мы обеспечим удобный и надежный документооборот в сфере кадрового делопроизводства. Наш девиз — надежность, качество и прогрессивность.

Стоимость услуг

Наименование	Стоимость
Тарифный план	От 50 000 руб.

Полезные документы

№ п/п	Наименование	Ссылка для скачивания
1	Договор подряда с физическим лицом	Скачать
2	Договор об оказании услуг	Скачать
3	Трудовой договор	Скачать

Часто задаваемые вопросы

1. Возможно ли найти сотрудника на новую должность внутри организации?

Ответ: Да, при открытии новой вакансии, возможно осуществление поиска и внутри организации. В данном случае оформляется перевод, перемещение или повышение работника.

2. Есть какие-либо требования к форме трудового договора?

Ответ: Соглашение должно соответствовать требованиям трудового законодательства. В частности, согласно требованиям указанным в ст. 57 ТК. Можно также посоветовать воспользоваться типовыми формами, размещенными на   Федеральной службы труда и занятости.

3. Что нужно для начала ведения КЭДО?

Ответ: Законодательством предусмотрено обязательство работодателя принять локальный нормативный акт о введении ЭДО. С данным актом должны быть ознакомлены все работники.

Вывод

Процесс найма состоит из определенных этапов. Успех в поиске зависит от последовательного и грамотного подхода к каждой стадии найма. Поиск завершается достигнутыми договоренностями с подходящим кандидатом и заключением между сторонами договора(гражданско-правового или трудового). После заключения трудового договора работодатель ведет кадровый учет в бумажном или электронном виде. Последний вариант наиболее предпочтителен для тех компаний, которые ценят свое время и деньги.

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс Российской Федерации;
2. Трудовой кодекс Российской Федерации;
3. Приказ № 61н.