Электронная трудовая книжка в 2023 году

Все работодатели используют электронные трудовые книжки, и в ряде случаев наряду с бумажными. Есть установленный порядок отражения и корректировки сведений в ЭТК, а также применения данного документа в трудовых отношениях с работником.

Электронная трудовая книжка сегодня: что представляет собой

Электронная трудовая книжка (официально «сведения о трудовой деятельности», ст. 66.1 ТК РФ) — информация о работнике, которая хранится в базах данных Социального фонда России (СФР). В целом, эта информация та же, что показывается в обычной бумажной трудовой книжке — фиксируются сведения о стаже, должностях, местах работы, переводах и прочие связанные с ними.

Ранее сведения о ТД хранились в базах данных Пенсионного фонда. С 01.01.2023 года ПФР объединен с ФСС России, вследствие чего образовался Социальный фонд России (СФР).

Работодатель (заказчик по договору подряда) в установленном порядке вносит записи (корректировки) в сведения о трудовой деятельности. В этих целях в СФР направляется специальный отчет — ЕФС-1, отражающий факты:

• оформления на работу;
• увольнения;
• перевода сотрудника на иную должность;
• иные в соответствии с требованиями законодательства.

Работник при необходимости запрашивает из СФР — сам или при содействии работодателя, сведения о своей трудовой деятельности в виде выписок из электронной трудовой книжки.

Для справки: сведения о трудовой деятельности — часть информации по индивидуальному пенсионному счету гражданина (п. 2.1 ст. 6 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Электронная и бумажная трудовые книжки: как связаны?

Следует учитывать, что отмеченные сведения о трудовой деятельности передаются работодателем в СФР независимо от того, используется или нет бумажная ТК. Работник вправе продолжить ее применять в трудовых отношениях, если (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

• до 31.12.2020 направил действующему тогда работодателю заявление о сохранении бумажной ТК (либо имел уважительную причину не направлять его, вследствие чего право на сохранение было признано автоматически);
• до сих пор не направил кому-либо из работодателей заявления об отказе от бумажной книжки.

При этом, с 2021 года для всех работников, которые не имеют предыдущего опыта трудовой деятельности, оформляется только электронная ТК (п. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).

С учетом сказанного выше, в отношениях с работником в 2023 году используется только электронная ТК — без применения бумажной, в трех случаях:

1. Работник устраивается на работу впервые (не имея ТК, оформленной ранее) или же трудоустраивался впервые начиная с 2021 года и позднее.
2. Работник отказался от применения бумажной ТК у предыдущего работодателя.
3. Работник, имеющий на момент трудоустройства бумажную книжку, добровольно подал заявление на использование электронной (он может сделать это в любое время).

В случае применения бумажной ТК работодатель выполняет обязанности, связанные с ведением и хранением данного кадрового документа. Сам факт выполнения таких обязанностей при этом никак не освобождает предприятие от необходимости внесения записей в сведения о ТД посредством сдачи отчета ЕФС-1.

Таким образом, для работодателя использование ЭТК в 2023 году — безальтернативная обязанность в силу закона. Использование бумажной ТК — обязанность, обусловленная позицией работника (основанной на положениях закона, устанавливающих преференцию в виде возможности применения классической книжки).

Эксперт компании «Методичка»: Если работник не отказался от использования бумажной книжки, то у него фактически будет две трудовые книжки — электронная (формируемая за счет обязательной передачи работодателем сведений о ТД в СФР) и бумажная (которой работник продолжает пользоваться, пока не отказался).

Как внести запись в электронную трудовую книжку?

С 01.01.2023 года для внесения записей в ЭТК используется форма ЕФС-1 (введена постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п). В одной из частей данной формы — подразделе 1.1 раздела 1, фиксируются данные о трудовой деятельности.

Подраздел 1.1 фактически воспроизводит отдельную форму СЗВ-ТД, использовавшуюся для включения записей в ЭТК до 2023 года. Между старым и новым отчетом есть важное отличие: форма ЕФС-1 включает в том числе данные о подрядчиках по гражданско-правовым контрактам. В отчете СЗВ-ТД такие сведения не отражались.

Форма ЕФС-1 передается в СФР только в электронном виде, если численность штата работников превышает 10 человек. Если нет, то можно в бумажном варианте.

За непредоставление формы в положенный срок налагается штраф по ст. 15.33.2 КоАП РФ (до 500 рублей за каждого сотрудника, по которому не переданы сведения). За неправомерное предоставление бумажной формы вместо электронной — штраф в размере 1000 рублей (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Комментарий эксперта компании «Методичка»: использование электронной версии ЕФС-1 имеет много преимуществ:

• оперативность составления при использовании современных систем электронного документооборота — здесь можно ссылку на систему ЭДО от Смарт Вэй;
• оперативность отправки;
• возможность быстрой корректировки ошибочных сведений (при наличии которых работодателю также выписывается административный штраф);
• возможность интеграции и учета документов в корпоративной системе ЭДО.

Ответственный специалист кадровой службы сможет быстрее согласовать с руководством компании электронную форму ЕФС-1 в случае, если ее применение предусмотрено корпоративной системой ЭДО.

Для справки:

•  с 2022 года все юридические лица и ИП сдают электронно статистическую отчетность;
• с 2022 года все юрлица сдают электронно бухгалтерскую отчетность;
• с 2023 года все государственные учреждения формируют первичную документацию и ведут бухучет в электронном виде.

Переход к электронному документообороту и отчетности — устойчивый тренд в государственном и частном секторе, обусловленный как политикой законодателя, так и объективными запросами рынка (в части требований к оперативности и качеству подготовки учетных и отчетных документов).

В какие сроки вносить записи в электронную трудовую книжку?

Работодатель обязан передать в СФР информацию по форме ЕФС-1 (в части подраздела 1.1 раздела 1) — тем самым, внося записи в электронную ТК:

1. Об оформлении на работу (увольнении) — в срок не позднее дня, что идет за тем, в котором подписан приказ о приеме на работу (о прекращении трудового контракта).
2. О начале (окончании) действия гражданско-правового контракта — также в срок не позднее дня, идущего за днем подписания (прекращения) контракта.

В форме ЕФС-1 учитываются только те договоры ГПХ, по которым предусмотрена уплата страховых взносов. Если это контракты с самозанятыми, то их не нужно показывать в отчете.

3. До 25 числа месяца, идущего за тем, в котором произошли — о кадровых мероприятиях:

• переводе на иную должность;
• установлении либо присвоении сотруднику дополнительной профессии (квалификации);
• запрете в отношении работника занимать определенную должность;
• приостановлении трудового контракта (как и о его возобновлении впоследствии).

Важно! Еще одно основание для отправки ЕФС-1 до 25 числа — получение от работника, применяющего бумажную ТК, заявления о добровольном переходе на ЭТК (подп. 1 п. 5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Во всех указанных случаях крайний срок сдачи отчета, выпадающий на выходной или праздник, переносится на ближайший рабочий день.

Поскольку сведения о ТД (подраздел 1.1 раздела 1) — только часть формы ЕФС-1, работодателю также необходимо заполнить ряд других ее составляющих, а именно:

• титульный лист;
• подраздел 1 в разделе 1.

Комментарий эксперта. Сведения в ЕФС-1 отражаются с применением различных специализированных кодов. Так, в подразделе 1 необходимо корректно указать код, обозначающий статус работника: например, ГРФ (гражданин России), ВКС (высококвалифицированный специалист). Также фиксируется код вида гражданско-правового контракта (ДАВТ — авторского права, ИЗЛД — издательского лицензионного соглашения), кода причины увольнения в соответствующих графах документа и многие другие условные обозначения.

Применение автоматизированной системы ЭДО от Смарт Вэй, исключит ошибки в выборе правильного кода, обеспечит его корректное соотнесение с другими сведениями по форме отчета.

Заполнение электронной трудовой книжки (отчет ЕФС-1): нюансы

При подготовке отчета следует учитывать, что:

1. Если требуется отменить (аннулировать) те или иные ранее предоставленные сведения по форме ЕФС-1 (например, если обнаружены ошибки), то необходимо:

• отправить отменяющую форму по сотрудникам с некорректными сведениями (в табличной части подраздела 1.1 проставляется отметка X в графе «Признак отмены записи»);
• отправить корректные ТД по таким сотрудникам (то есть, нужно добавить в форму еще один подраздел 1.1 с верными записями).

При использовании электронной формы ЕФС-1 — ссылка на систему ЭДО от Смарт Вэй, корректировка ошибок производится оперативно и с минимальными трудозатратами. 

2. В случае необходимости корректировки данных о ТД, поданных до 2023 года, необходимо использовать ранее применявшуюся форму СЗВ-ТД (Информация ПФР от 23.12.2022). 
3. Форма ЕФС-1 передается в СФР в том числе по совместителям.

Факт совместительства при этом отражается в графе 5 табличной части подраздела 1.1 (после указания должности и подразделения нужно вписать «совместительство»).

Как предоставить выписку из электронной трудовой книжки сотруднику?

Если работнику нужна выписка из электронной ТК, то он может получить ее:

1. При содействии работодателя.

В этих целях работник направляет в компанию заявление в свободной форме о предоставлении сведений о ТД. В течение 3 дней работодатель выдает ему бумажную (или электронную, которая заверена ЭЦП) форму СТД-Р, содержащую требуемые данные — но только в части трудовых отношений по договору, заключенному с данным работником. Компания не сможет предоставить данные по трудовым отношениям человека с другими работодателями.

Таким образом, форма СТД-Р — это частичная выписка из электронной ТК в части сведений об отношениях с текущим работодателем.

Важно! Форма СТД-Р также выдается работнику в обязательном порядке (без запроса) в день увольнения (ст. 65 ТК РФ).

2. Самостоятельно.

В этих целях работник может:

• обратиться в СФР;
• заказать выписку с индивидуального пенсионного счета (в которой, как мы уже знаем, есть сведения о ТД) через Госуслуги.

СФР выдаст работнику сведения по форме СТД-СФР, которая, в свою очередь, будет отражать сведения по всем работодателям. Это будет полноценная выписка из электронной ТК.

Как принять работника с электронной ТК?

Прием работника с электронной ТК состоит из следующих основных процедур:

1. Получения актуальных данных о трудовой деятельности человека.

В этих целях используются указанные выше формы СТД-Р (которую должен выдать предыдущий работодатель при увольнении) и СТД-СФР (которую вправе запросить в СФР работодатель, принимающий человека на работу). Актуальные данные необходимы, прежде всего, для правильного расчета стажа, который важен при исчислении больничных листов и иных пособий.

2. Установления факта продолжения применения работником бумажной ТК (или отказа от ее использования).

В случае, если у работника есть бумажная ТК (сохранено право на ее использование), то это будет подтверждено:

• тем фактом, что в графе “подано заявление о продолжении использования трудовой книжки” форм СТД-Р и СТД-СФР указана дата подачи сотрудником заявления о продолжении использования бумажной книжки (так же как не будет указано даты в графе «подано заявление о предоставлении данных о ТД»);
• отсутствием в имеющейся у сотрудника трудовой книжке отметок о переходе на электронную.

Комментарий эксперта. Даже если работник заявил о том, что устраивается на работу впервые (и не имеет бумажной книжки), кадровику нужно удостовериться в этом, запросив форму СТД-СФР.

3. Передачи в СФР сведений по форме ЕФС-1 об оформлении человека на работу — в день, следующий за изданием приказа на трудоустройство.

Если работник не использует бумажную ТК или отказался от нее (что подтверждено сведениями о ТД на первом этапе), то каких-либо дополнительных действий производить не требуется. Если книжка используется (и отказа не было) — потребуется произвести нижеследующие процедуры.

Как оформить сотрудника с бумажной ТК?

В данном случае работодатель, наряду с передачей информации об оформлении на работу по форме ЕФС-1 по приведенной выше схеме, также выполняет обязанности по заполнению и хранению бумажной ТК (в соответствии с положениями приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н). Необходимо внести туда записи о приеме на работу.

Если работник заявит работодателю о желании отказаться от бумажной ТК, необходимо (ч. 3 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

• выдать бумажную книжку на руки;
• внести в книжку запись о подаче сотрудником заявления на ЭТК в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Также нужно не забыть об отправке ЕФС-1 со сведениями о переходе на ЭТК до 25 числа следующего месяца. В специальной графе подраздела 1.1 раздела 1 необходимо указать дату приема заявления от работника.

Полезные документы

Ниже вы можете скачать образцы полезных документов для кадровика, который занимается ведением ЭТК.

Документ	Ссылка
Бланк формы ЕФС-1	Скачать
Бланк формы СТД-Р	Скачать
Бланк формы СТД-СФР	Скачать

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Обязательна ли электронная трудовая книжка в 2023 году?

Все работодатели отправляют сведения о сотрудниках по форме ЕФС-1, то есть, всегда «ведут» электронную ТК. Работник может воспользоваться правом на сохранение бумажной книжки — и в этом случае работодатель, наряду с отчетностью по форме ЕФС-1, выполняет обязательства по заполнению и организации хранения обычной книжки.

Работник в любой момент может заявить об отказе от использования бумажной книжки. Тогда она выдается на руки с записью о переходе на ЭТК.

Вопрос 2. Как «вести» электронную ТК работодателю?

Подобно тому, как вносились бы записи в бумажную книжку, работодатель вносит сведения о трудовой деятельности в электронную посредством отправки в СФР отчета ЕФС-1. При необходимости — корректируя записи с помощью отменяющих отметок в данной форме.

Вопрос 3. Что учесть при заполнении ЕФС-1?

Основная сложность при работе с данным документом заключается в необходимости указания большого количества различных кодов (по статусу работника, типу договора, причинам увольнения и иным сведениям). Лучший способ избежать ошибок — использовать электронную версию документа. Современные программы для ведения ЭДО, в автоматическом режиме проверяют правильность заполнения и обеспечивают корректность отправки форм отчетности.

Выводы

Электронная трудовая книжка — информация о трудовой деятельности человека, размещенная на серверах СФР. В нее работодатели вносят (корректируют) сведения с помощью формы ЕФС-1. Данные о трудоустройстве и увольнении подаются на следующий день, о переводах и иных кадровых фактах в ходе трудовых отношений — до 25 числа следующего месяца.

Если штат фирмы не превышает 10 человек, то документ ЕФС-1 можно подавать в бумажном виде. Но такой формат не способствует оперативности подготовки и отправки формы, корректировки ошибок (за которые предусмотрены штрафы).

Работнику по его заявлению и при увольнении выдается выписка из электронной ТК по форме СТД-Р в части трудовых отношений с конкретным предприятием. Также он может оформить расширенную выписку — по всем работодателям, через СФР или на Госуслугах.

Источники

 Использованные нормативные акты:

• Трудовой Кодекс Российской Федерации (скачать);
• Закон № 27-ФЗ (скачать);
• Закон № 439-ФЗ (скачать);
• Постановление № 245п (скачать).