Электронные документы и документооборот в 2023 году

Каждый руководитель хочет видеть свою организацию бесперебойно работающей и эффективно решающей свои задачи. Все направления деятельности компании фиксируются с помощью документов. Чтобы этот процесс был прозрачным, четким и удобным, необходима система, которая систематизирует и унифицирует весь документооборот. Благодаря развитию информационных технологий, появилась возможность сделать это, внедрив электронный документооборот.

С 1 января 2023 года он обязателен для всех государственных органов, чтобы повысить качество ведения документации и облегчить взаимодействие с органами госуправления.

Как построен электронный документооборот?

Термин обозначает организацию работы с документами с обязательным использованием программного обеспечения.

Главный элемент ЭДО — электронный документ. Он создается с помощью средств для компьютерной обработки данных и хранится на машинном носителе в любом формате. В цифровой форме с документами проводятся следующие операции: создание, обработка, заверение, обмен данными, хранение.

Электронный и бумажный документы аналогичные по юридической силе. Основные понятия, которые отражают работу в системе электронного документооборота (СЭД), содержатся в Законе  “Об информации, информационных технологиях и о защите информации. Чтобы придать юридическую силу электронному документу, используют электронную подпись (ЭП).

Что собой представляет электронная подпись и какой она бывает?

Электронная подпись (ЭП) — это сгенерированный файл с определенными цифрами, который прикрепляют к электронному документу. Файл содержит следующие сведения: кем подписан документ, имеет ли данное лицо полномочия, дату подписания документа.

Электронная подпись может быть:

• простой (ПЭП): незащищенная разновидность ЭП, не имеет юридической силы, применяется, например, в сервисах для бизнеса;
• усиленной неквалифицированной (УНЭП): является более безопасной, чем ПЭП, используется для работы с партнерами и ведения внутренней кадровой документации. Преимущество этого вида подписи в том, что она защищает от внесения изменений после подписания, так как помогает их отследить;
• усиленной квалифицированной (УКЭП): считается самой безопасной, может быть получена только в удостоверяющем центре, необходима при взаимодействии с госорганами, нужна, к примеру, для сдачи отчетности.

В электронную подпись обязательно входит форма с отметкой о ее наличии. Она обязательная при просмотре, сканировании и печати документа. Отметка находится на месте рукописной подписи в обычном документе.

Основные функции электронного документооборота

Задачи аналогичны функциям бумажного документооборота, но за счет перенесения информации на машинный носитель, они становятся более прозрачными и быстро выполняемыми. Основные задачи ЭДО следующие:

• создание реквизитов документа, их редактирование;
• создание документа по определенному шаблону;
• регистрация;
• визирование;
• контроль исполнения;
• контроль движения документа;
• хранение;
• создание отчетности по документообороту.

В электронном виде специалисты также ведут работу с версиями и форматами документов, вложениями.

Виды электронного документооборота

Разновидности ЭДО зависят от сферы деятельности организации. Классификация проводится по нескольким критериям. Одним из них является расположение организации-контрагента. ЭДО в этом случае бывает:

1. Внутренним. Создается для передачи документов внутри компании или организации. Обмен информацией происходит с помощью электронной почты. Необходимое программное обеспечение может отсутствовать, но возможна проблема при передаче конфиденциальной информации: электронная почта является незащищенным каналом связи и передача по ней небезопасна.
2. Внешний. Используется для работы с партнерами и госорганами. В этом случае необходимо внедрение системы электронного документооборота (СЭД). Обмен документами происходит по защищенным каналам связи. Действия с документами регламентируются регламентом оператора СЭД.

Вторым критерием является назначение документа. ЭДО в данном случае бывает:

• управленческим. Система ЭДО помогает отслеживать оперативность и качественность исполнения управленческих документов приказов, распоряжений руководства и т.д.);
• бухгалтерским. Электронный документооборот ускоряет работу с большим объемом документов: счетами-фактурами, накладными, отчетами, справками, доверенностями;
• кадровым. Документация, которая связана с трудовыми отношениями, обычно объемна и нуждается во вместительном бумажном архиве. Электронный документооборот помогает перевести хранение в удобную электронную форму;
• складским. С помощью ЭДО ускоряются процессы, связанные с приемкой и размещением товара;
• архивным. Обычно архивы занимают много места и требуют наличия специалиста, который систематизирует документы и помогает с их поиском. При работе ЭДО архив становится невесомым, а найти документ можно гораздо быстрее с помощью определенных реквизитов.

Электронный документооборот также бывает конфиденциальным, производственным, международным, финансово-бухгалтерским.

Преимущества внедрения электронного документооборота

Ведение документов в электронном виде имеет следующие плюсы:

• прозрачность процессов ведения документов в подразделениях, филиалах, взаимодействии с партнерами: можно легко отследить дату создания документа и его автора; этапы визирования документа; внесенные изменения; процесс перемещения и т.д.;
• возможность работы над документом с любого устройства и в удобное время;
• высокая скорость обмена информацией: вопросы решаются оперативно, даже если участники процесса находятся далеко;
• быстрое создание документа по шаблонам и бланкам: также возрастает процент документов, которые имеют правильную форму;
• сокращение времени создания объемных документов (например, отчетов) и стандартизированных (справок, доверенностей);
• быстрый и удобный поиск документа по заданным реквизитам: номеру, дате, исполнителю и т.д;
• уменьшение задержек в исполнении документа;
• возможность контролировать скорость и качество работы сотрудников по созданию, исполнению, перемещению документов;
• облегчение процесса доступа к конфиденциальной информации для определенной группы сотрудников, а также передача ее по защищенным каналам связи.

К дополнительным плюсам относят: сокращение финансовых расходов на канцелярские товары, расходные материалы, пересылку, курьерские услуги, аренду помещения для архива.

Какие трудности наиболее распространены при переходе на СЭД?

Наиболее часто встречаются следующие проблемы:

• трата времени и средств на поиск, изучение, установку, внедрение подходящего программного обеспечения;
• перевод основополагающих документов организации в цифровой формат;
• обучение сотрудников работе в системе;
• ведение смешанного документооборота, если контрагенты не ведут ЭДО;
• получение и организация работы с электронной подписью;
• риск потери информации при возможных сбоях в информационных системах.

Почему нужна подготовка к переходу на ЭДО?

Мнение эксперта: Александр Пятинский, к.э.н., специалист в области бухгалтерского учёта и налогообложения отмечает, что заблаговременная подготовка поможет снизить технические риски, а также избежать очередей при получении оформлении электронной подписи, так как нагрузка на удостоверяющие центры и ФНС увеличится при массовом переходе организаций на ЭДО.  Также компания сможет без спешки обучить сотрудников новым правилам ведения документооборота.

Каким компаниям будет удобен электронный документооборот?

Ведение ЭДО облегчает процесс работы с документами в организациях, которые:

• взаимодействуют с органами государственной власти;
• имеют большое количество сотрудников и нуждаются в ведении и хранении большого объема кадровых документов;
• работают с разнообразным ассортиментом товара и, соответственно, объемом счет-фактур, накладных;
• ведут деятельность в сфере грузоперевозок и работают с большим объемом товарно-транспортных накладных;
• состоят из нескольких филиалов, между которыми требуется регулярное и оперативное взаимодействие;
• занимаются импортом продукции: с 2021 года ЭДО для нее обязателен ;
• имеют в составе сотрудников, которые работают удаленно.

Работа с удаленными сотрудниками по принципу электронного документооборота регламентируется Федеральным законом от 08.12.2020 г. № 407-ФЗ.

Обмен информацией и документами при ведении в организации бумажного документооборота осуществляется с помощью электронной почты. Оговаривается, что отсканированные  документы имеют юридическую силу. Удостоверенные кадровые документы (заявления, больничные листы) пересылаются как через электронную почту, так и мессенджеры.

Если в организации внедрен электронный документооборот, но удаленные  сотрудники не имеют электронной подписи, издается распорядительный документ, который приравнивает документы с ЭП к собственноручно подписанным.

Как может проходить визирование документов при удаленном формате работы?

Мнение эксперта: Надежда Аземка, начальник отдела документационного обеспечения ОАО «Центр банковских технологий» подчеркивает, что документы с резолюцией руководителя сканируются и отправляются сотрудникам по почте. Документы, завизированные исполнителями, могут быть представлены в виде скриншота страницы и также отправлены по электронной почте.

Ведение электронного документооборота существенно облегчает этот процесс. Визирование документов происходит с использованием ЭЦП, без дополнительных временных и материальных затрат. Исключениями являются такие кадровые документы как приказы об увольнении, инструктажи, которые подписываются работником лично. Полный перечень указан в Трудовом кодексе РФ.

Степени внедрения ЭДО

Часто сотрудники сопротивляются внедрению системы электронного документооборота из-за страха сокращения, нежелания получать новые знания или осваивать новые навыки. Сопротивление может идти со стороны руководства, которое сомневается в эффективности системы, или со стороны контрагентов, которые ведут бумажный документооборот.

При внедрении ЭДО речь идет о повышении качества работы с документами на всех уровнях. Различают 5 степеней внедрения ЭДО в деятельность организации:

1. Нулевой. В компании нет понимания важности электронного документооборота, а также нет сотрудников с необходимыми навыками и квалификацией для его ведения.
2. Начальный. Есть понимание электронного документооборота, обсуждается его необходимость, но ведется документооборот в традиционном бумажном виде.
3. Повторяющийся. Есть осознание удобства ЭДО, но нет системы. При необходимости для пересылки документов используется электронная почта.
4. Определенный. Принято решение о ведении ЭДО, определены средства для его ведения, производится плановое внедрение ЭДО.
5. Измеримый. В организации ведется электронный документооборот. Его эффективность количественно измеряется. Процесс ориентирован и согласован со стратегиями целями бизнеса. Создано хранилище электронных документов для информирования руководства при принятии решений для управления организацией.

Специалисты по электронному документообороту отмечают, что для полноценного внедрения ЭДО, организации должна пройти все указанные ступени.

Можно ли оценить эффективность ЭДО?

Чаще всего речь идет о качественных улучшениях в работе с документами. Некоторые количественные показатели могут оцениваться в организациях, которые работают с электронным документооборотом на стадии  4 и 5.

Пример эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД), «Сибирский государственный индустриальный университет»

Операция	Время для бумажного документа	Время для электронного документа
Доставка входящего документа сотруднику	5 часов	3 минуты
Доставка входящего документа конечному исполнителю	15 часов	4 часа
Доставка служебной записки от исполнителя до конечного исполнителя	16 часов	5 часов
Ознакомление с документами	20 часов	1,5 часа
Выпуск организационно- распорядительных документов	27 часов	6 часов
Согласование исходящего документа	17 часов	8 часов

Какую роль играют во внедрении ЭДО мероприятия, которые проводит сама организация?

Мнение эксперта: Анастасия Каадзе, ответственный редактор «Комсомольской правды» считает, что программный комплекс управления документами занимает ⅓ часть работы по внедрению ЭДО. Остальные ⅔ приходятся на обучение персонала, подготовку службы технической поддержки, подготовительные аналитические работы.

Понятие операторов ЭДО

Данные организации имеют в распоряжении программные комплексы с защищенными каналами связи для обмена не только открытой, но и конфиденциальной информацией.

Операторы могут отличаться скоростью работы техподдержки клиентов, предложениями интеграции, наличием специалистов-консультантов по внедрению электронного документооборота.

Организации-посредники гарантируют конфиденциальный обмен информации с помощью каналов связи с высокой степенью защиты, осуществляет проверку подлинности электронных подписей, следит за соблюдением регламентов в сфере электронного документооборота.

Что важно для организации при выборе системы ЭДО?

Если ваша организация планирует внедрить электронный документооборот и выбирает организацию-посредника, специалисты рекомендуют учитывать:

• соответствие функционала системы значимым бизнес-процессам организации: насколько после внедрения облегчается процесс контроля исполнения документов, увеличится скорость прохождения документа по исполнителям;
• возможность самостоятельного расширения функционала: актуально при появлении новых направлений деятельности;
• интеграция программного обеспечения для ЭДО с другими информационными системами, например, бухгалтерской: регистрация корреспонденции будет происходить одновременно с внесением в систему данных о контрагенте;
• наличие описания функционала или предоставления консультанта для внедрения системы, помощи сотрудникам в освоении нового способа работы: одним из факторов успеха внедрения является именно заинтересованность и обучаемость работников службы документационного обеспечения управления и других подразделений;
• наличие регулярного обновления ПО: помогут быть в курсе изменений законодательства;
• периодичность оплаты за пользование системой (зависит от объема документооборота организации, количества функций системы ЭДО).

Некоторые разработчики предоставляют демо-версию своей системы, чтобы заказчик мог оценить сильные и слабые стороны программного обеспечения в сфере ЭДО. Обращайтесь в нашу компанию «Методичка» за консультацией эксперта.

Вывод

От внедрение системы электронного документооборота выигрывают все подразделения организации: начиная от службы делопроизводства, которая занимается документами весь их жизненный цикл, и заканчивая руководителем при принятии управленческих решений. Если документооборот внедрен правильно, с предварительной подготовкой по организации и обучением, то работа всей организации выходит на качественно новый уровень.

Список использованных источников

• Федеральный закон от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”;
• Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации«.