Кадровый документооборот в 2023 году

В 2023 году Минтруда РФ завершил подготовительную работу по законодательному урегулированию процессов автоматизации кадрового документооборота, унификации форм и порядка обмена цифровыми кадровыми документами работодателей с государственными информационными системами, подготовив необходимые условия для выполнения функций контроля.

Теперь каждому работодателю предстоит выстроить электронный кадровый документооборот в своей компании, используя предложенные государством возможности и инструменты.

Этапы развития автоматизации кадрового делопроизводства в России

В рамках национальной программы «Цифровая экономика» (распоряжение Правительства РФ от 28.07.2017 № 1632-р, часть 4 пункта 1.2.1 «Дорожной карты» программы) в августе 2017 года стартовала работа по автоматизации кадрового делопроизводства. Была создана рабочая группа Минтруда РФ по вопросам КЭДО (кадрового электронного документооборота). Перед командой специалистов стояла задача выработать предложения законодательного характера, предусматривающие переход на электронную форму ведения документов, связанных с оформлением трудовых отношений.

Первым крупным мероприятием, инициированным группой, стал эксперимент по апробации разработанного механизма ведения работодателями кадровых документов в электронной форме, охвативший ряд крупных компаний (приказ № 194 от 26.03.2018).

После доработки проблемных вопросов, которые выявил пилотный проект, эксперимент продолжили в расширенном составе. Теперь участие в нем приняла 381 компания.

Правовой базой для проекта стало принятие закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ, приказа Минтруда России от 14.05.2020 № 240н, конкретизирующих порядок, сроки и требования к участникам эксперимента, продолжавшегося до марта 2021 года.

Законодательное определение электронного кадрового документооборота и основные принципы его функционирования были введены в ТК РФ законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ (добавлены статьи 22.1, 22.2, 22.3).

01.03.2023 вступил в действие приказ Минтруда РФ № 578н от 20.09.2022, устанавливающий перечень и требования к оформлению электронных кадровых документов, которые можно не дублировать на бумаге. С этого момента работодатели получили все необходимые инструменты, позволяющие самостоятельно решать, когда и какие документы в сфере трудовых отношений из указанного перечня переводить в цифровой формат.

Комментарий эксперта. С начала 2023 года муниципальные учреждения России перешли на ведение бухгалтерского учета по унифицированным формам цифровых документов. С 1 декабря 2023 года через ГИС должна проходить вся официальная информация о деятельности государственных учреждений, включая КЭДО.

Мы в компании «Методичка» помогаем внедрять КЭДО с 0.

Сведения о трудовой деятельности персонала

Трудовые книжки создавались с целью фиксации трудового стажа и условий работы человека, чтобы он мог подтвердить свою квалификацию новому руководителю, оформить полагающуюся ему пенсию и другие социальные выплаты. Документ велся исключительно в бумажной форме.

Перевод оформления трудовых отношений в цифру неизбежно приведет к исчезновению привычных трудовых книжек.

Комментарий эксперта. Электронная трудовая книжка – это не скан одноименного документа. Цифровизация данных предполагает принципиальное изменение формата сведений: упор делается на сбор, хранение и обработку в ГИС данных о трудовой деятельности каждого застрахованного лица.

В настоящее время Пенсионный фонд России получает от работодателей сведения о трудовой деятельности по каждому работнику. Также утверждены формы для:

• получения гражданами официальной информации из базы ПФР;
• предоставления сотрудникам сведений об их трудовой деятельности работодателями.

Нормативное обоснование процесса обмена информацией о работе можно посмотреть здесь:

Наименование, дата, № документа	Краткая информация	Ссылка на документ
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ	После внесения правок в ТК РФ появилась возможность вести данные о работе в электронном виде.	Ссылка
Федеральный закон 16.12.2019 № 436-ФЗ	Каждого работодателя обязали с 01.01.2020 предоставлять данные о трудовой деятельности персонала в Пенсионный фонд России.	Ссылка
Федеральный закон от 24.04.2020 № 136-ФЗ	Предоставление Правительству РФ права на установление порядка и сроков подачи в ПФР данных относительно трудовой деятельности.	Ссылка
Постановление Правительства РФ от 26.04.2020 № 590	Установление новых сроков предоставления информации в ПФР.	Ссылка
Форма СЗВ-ТД	Передача в ПФР сведений о трудовой деятельности сотрудника.	Ссылка
Форма СТД-ПФР	Предоставление работникам сведений из информационной базы ПФР.	Ссылка
Форма СТД-Р	Форма о трудовой деятельности, выдаваемая работнику работодателем.	Ссылка
Письмо Минтруда РФ от 05.03.2020 № 14-0/10/В-1704	Разъяснение по порядку заполнения формы СЗВ-ТД.	Ссылка
Письмо Минтруда РФ от 16.03.2020 № 14-2/В-267	Разъяснение относительно оформления записей в трудовых книжках.	Ссылка

Основная информация о работе подлежит централизованному хранению в информационных системах, созданных государством. В качестве ГИС, обслуживающей процесс цифровизации документации в сфере занятости и трудовых отношений, определена созданная в 2015 году единая цифровая платформа (ЕЦП) «Работа в России». Актуальные правила ее функционирования изложены в постановлении Правительства РФ от 13.05.2022 № 867.

Данные о работе, не влияющие на социальные, пенсионные выплаты и другие государственные программы, которые не имеет смысла хранить централизованно, должны архивироваться в ИС работодателей в течение времени, предусмотренного для хранения соответствующих документов в бумажном виде.

Какие документы остаются на бумаге

К началу 2023 года не все законодательные и подзаконные акты в области трудовых отношений до конца урегулировали вопросы автоматизации кадровых процессов. Поэтому сегодня еще требуется оформлять на бумаге аналоги следующих цифровых документов (часть 3 статьи 22.1 ТК РФ):

• трудовые книжки;
• акты о несчастных случаях на производстве;
• журналы проведения инструктажей по ОТ;
• приказы на увольнение.

Обеспечение юридической значимости документов в КЭДО

Одним из важнейших компонентов сервиса КЭДО является возможность поддержки нескольких уровней ЭЦП, делающей цифровой документ легитимным.

Трудовое законодательство допускает использование для целей автоматизации кадровых процессов следующие системы:

• ЕЦП «Работа в России»;
• ИС работодателя.

ЕЦП «Работа в России» работает с ЭЦП, полученными через инфраструктуру электронного правительства (включая головной удостоверяющий центр Минцифры РФ, портал Госуслуг). Работодатели в этой системе получают право подписывать документацию усиленной квалифицированной и усиленной неквалифицированной электронной подписью (УКЭП и УНЭП). Работники имеют право подписывать все проходящие через ЕЦП «Работа в России» документы любой из имеющихся у них подписей – ПЭП, УНЭП или УКЭП.

Если работодатель ведет цифровой документооборот в другой ИС (собственной разработки либо на покупной специализированной платформе КЭДО), то применение каждого вида ЭЦП регламентируется разновидностью подписываемого документа.

Должностное лицо работодателя подписывает:

• УКЭП – любые документы;
• УНЭП – все документы, кроме:

o   договоров и дополнительных соглашений к трудовым, ученическим, договорам на образование, о материальной ответственности;

o   распорядительных документов о дисциплинарных взысканиях;

o   уведомлений об изменении условий трудовых договоров.

Работники в таких ИС имеют право подписывать с помощью УКЭП и УНЭП (если они у них есть) любые документы. Для простой электронной подписи (ПЭП) и ЭЦП, сгенерированной работодателем в своей системе при приеме человека на работу, имеются ограничения. Их запрещено применять для подписания:

• договоров и дополнительных соглашений к трудовым, ученическим, договорам на образование, о материальной ответственности;
• заявлений на увольнение или заявлений об их отзыве;
• согласия при переводах;
• распорядительных документов о дисциплинарных взысканиях;
• уведомлений об изменении условий трудового договора.

Готовые программные решения для КЭДО учитывают указанные требования, обеспечивающие юридическую значимость документов.

Функциональность программных решений для КЭДО

При выборе готовой платформы для перехода на КЭДО принимают во внимание следующие критерии:

• подписание документов – настройка маршрутов, возможность массового подписания;
• основные HR-процессы – оформление отпусков, командировок, прием/увольнение, в том числе онлайн;
• настройка хранения кадровых документов в архиве, возможность длительного хранения;
• возможности интеграции – с ЕЦП «Работа в России», с популярными учетными программами;
• поддержка ЭЦП – УНЭП ЕСИА (Госключ), облачная УНЭП в системе;
• наличие мобильной версии;
• готовность разработчика дорабатывать продукт под требования клиента и другие.

Порядок перевода кадровых процессов в цифровой формат

После выбора цифровой платформы для внедрения КЭДО работодатель должен:

• подготовить положение о цифровом документообороте;
• определить кадровые бизнес-процессы, которые он планирует оцифровать;
• создать внутренние регламенты компании по использованию КЭДО.

Конкретный перечень процессов, подлежащих переводу в электронный вид в целом и на каждом этапе внедрения ЭДО, определяется работодателем самостоятельно преимущественно по критерию частоты использования в компании.

До введения в действие КЭДО следует внести изменения в коллективный договор компании, пересмотрев нормы трудовых отношений, которые затрагивает автоматизация кадрового делопроизводства.

Необходимо провести инструктаж (обучение) сотрудников, научить пользоваться возможностями сервиса КЭДО.

Перевод персональных данных в режим электронного взаимодействия возможен только в добровольном порядке с письменного согласия каждого сотрудника. Отсутствие такого документа приравнивается к отказу. Любое принуждение работника к переходу на КЭДО является правонарушением.

Если в компании остаются «отказники», то кадровый документооборот по ним продолжает вестись в бумажной форме.

С чего лучше начать внедрение электронного кадрового документооборота

Обычно для начала перевода компании на КЭДО выбирают часто используемые и периодически выполняемые кадровые процессы, такие как:

• полный цикл оформления отпусков (заявление, согласование, приказ, напоминание, просмотр остатка дней отпуска);
• расчетные листки (рассылка, просмотр, фиксация факта получения);
• информирование о причинах отсутствия;
• заказ справок, выдаваемых работодателем.

Сотрудники привыкают к интерфейсу, осваивают навыки работы в системе на привычных для них операциях. Со многими простыми функциями, такими как запрос справок или уведомление об отсутствии, большинство работников в состоянии разобраться самостоятельно.

 

После освоения навыков работы в системе можно переходить к более сложным действиям, например, к подписанию документов ЭЦП.

Техническое обеспечение КЭДО

Для функционирования информационной системы ЭДО компании может понадобиться следующее техническое обеспечение:

• автоматизированное рабочее место (несколько мест) за компьютером;
• стационарные компьютеры, подключенные к корпоративной сети и/или сети Интернет для возможности веб-доступа к ИС КЭДО;
• смартфоны (корпоративные или личные) с установленным мобильным приложением КЭДО;
• терминалы, позволяющие работникам получать доступ в личный кабинет после ввода логина и пароля (устанавливают в производственных подразделениях и на других удаленных объектах).

Какая польза от кадрового электронного документооборота

Для работодателя польза заключается в повышении качества управления персоналом, снижении трудоемкости кадровых процессов, упрощении взаимодействия сотрудников с отделом кадров, контролирующими органами. Минимизируется риск утери документов, исключается возможность их подделки.

Освобождается место из-под громоздких бумажных архивов, снижаются затраты на бумагу, расходные материалы для печати и копирования документов.

Комментарий эксперта. По данным статистических исследований при автоматизации документооборота снижается трудоемкость кадровых процессов:

• поиск документов, ожидание их поступления – на 30 %;
• утверждение, согласование документов – на 20 %;
• организация передачи документов по подразделениям компании – на 10 %;
• составление отчетности о движении документации – на 10 %.

Безвозвратная потеря бумажных документов в среднем составляет 6 %.

Каждый внутренний документ компании на бумажном носителе копируют до 20 раз.

КЭДО поможет сократить бумажный документооборот до 80% от общего объекта, помогает в этом компания «Методичка».

Рядовые сотрудники также остаются в выигрыше:

• нет необходимости посещать отдел кадров для подачи заявления или подписания документов;
• ускоряются все кадровые процессы: прием/увольнение, оформление отпуска, получения справок и другие;
• выходящим на пенсию работникам не придется для подтверждения трудового стажа разыскивать бывших работодателей, писать и ожидать ответы на запросы: все данные могут быть получены из ГИС.

Часто задаваемые вопросы

1. Когда КЭДО станет обязательным для всех?

Сегодня решение о переходе бумажного кадрового делопроизводства в коммерческих компаниях на КЭДО является их добровольной инициативой. Пока Минтруда РФ не озвучивал дату тотального перевода кадровых процессов таких работодателей в цифру. Однако, регулятором в 2023 году уже созданы все условия для выполнения функций контроля. Поэтому работодателям рекомендуется вплотную заняться вопросом скорейшего внедрения КЭДО.

2. Кто должен платить за оформление ЭЦП работника?

Законодательство возложило на работодателя обязанность по организации получения каждым работником ЭЦП. Оплачивает процесс получения электронной подписи также работодатель. У него нет права ставить предварительные условия и/или отказывать соискателю в трудоустройстве по причине отсутствия у человека ЭЦП.

3. Нужно ли корпоративной ИС, содержащей персональные данные работников (ИСПДн), проходить аттестацию?

Согласно приказу ФСТЭК от 11.02.2013 № 17 обязательной аттестации на соответствие требованиям по безопасности информации подлежат только государственные информационные системы. Негосударственные корпоративные ИСПДн имеют право провести указанную процедуру подтверждения уровня защиты добровольно.

Список использованных источников

• Трудовой кодекс РФ, часть 3 статьи 22.1;
• Федеральный закон 16.12.2019 № 436-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
• Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
• Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой»;
• Федеральный закон от 24.04.2020 № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
• Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»;
• Постановлении Правительства РФ от 13.05.2022 № 867 «О единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России»;
• Распоряжение правительства РФ от 28.07.2017 № 1632-р «Об утверждении программы «Цифровая экономика Российской Федерации»;
• Приказ Минтруда РФ от 26.03.2018 № 194;
• Приказ Минтруда РФ от 14.05.2020 № 240н;
• Приказ Минтруда РФ от 20.09.2022 № 578н.