Учет и таблица зарплаты сотрудников для 2023 года

Цифровизация кадрового документооборота – это безусловный тренд последних лет, призванный многократно улучшить цифровое взаимодействие между сотрудниками и работодателями, скоординировать и автоматизировать взаимодействие служб компании относительно взаимоотношений сторон трудовых отношений, свести до минимума трудоемкие рутинные операции с бумагами и ошибки.

Предыстория появления системы кадрового электронного документооборота (КЭДО)

До недавнего времени считалось, что в кадровом делопроизводстве невозможно уйти от бумаг.

Причин тому было несколько:

• требование наличия личной подписи сотрудников на многих кадровых документах;
• обязательный длительный срок хранения кадровой документации;
• сложность и высокая степень зарегулированности трудовых отношений, не позволяющая кадровикам «вырваться из бумажного плена» без внесения изменений в законы и подзаконные акты.

Однако уровень развития информационных систем и адаптация действующего законодательства к современным реалиям вполне допускает сегодня легитимное решение каждой из указанных задач применительно к кадровому делопроизводству (КД):

• любое физическое лицо может подписывать юридически значимые документы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП);
• информационные системы (ИС) способны обеспечивать хранение информации в течение сколь угодно длительного срока с высокой степенью защиты от утечки и уничтожения;
• государство активизировало работу по внесению изменений в законы и подзаконные акты, дающие возможность бизнесу внедрять КЭДО в компаниях любого масштаба и отраслевой специфики.

Возможности КЭДО

Цифровизация КД с применением специализированного программного обеспечения (ПО) в случае внедрения дает компании следующие возможности:

• специалист отдела кадров сможет работать в электронной форме со всеми типовыми документами, предусмотренными трудовым законодательством, включая их создание, отправку, получение из корпоративных и внешних источников (в том числе от штатных и удаленных сотрудников), хранение;
• возможность выгрузки любого юридически значимого электронного документа в бумажной форме;
• автоматическая привязка документов КЭДО к блоку бухгалтерского ПО, отвечающего за начисление заработной платы, исчисление налоговых платежей и прочих удержаний с работников;
• поддержка любых печатных форм в виде отчетов, реестров, протоколов и других документов, в том числе с применением гибких фильтров для группировки данных;
• контроль прохождения маршрута каждого документа, состояния его согласования, подписания в режиме реального времени;
• гарантия соблюдения требований трудового законодательства в части оформления и порядка прохождения (согласования) кадровой документации на каждом этапе КЭДО;
• возможность гибкой настройки кадрового ЭДО под внутренние регламенты компании.

 

Обзор законодательных и нормативных актов, связанных с применением КЭДО

Начало «крушения» бумажного КД было заложено федеральными законами:

• № 152-ФЗ «О персональных данных» (возможность применения части 2 статьи 160 и части 2 статьи 434 ГК РФ при оформлении трудовых отношений с самозанятыми и физическими лицами);
• № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (позволяет физическим лицам подписывать юридически значимые документы электронной цифровой подписью, регулирует порядок выдачи, использования разных видов ЭЦП).

08.12.2020 законом № 407-ФЗ были приняты изменения в ТК РФ (статьи 312.1 – 312.9), регулирующие перевод работников на дистанционную (удаленную) работу, устанавливающие возможность взаимодействия между работодателями и сотрудниками в форме обмена электронными документами, включая заключение трудового договора, ознакомление с локальными нормативными актами, а также предоставление объяснений работниками.

Позднее, после принятия 22.11.2021 закона № 377-ФЗ, изменения коснулись статей 22.1 – 22.3 ТК РФ:

• было дано определение электронного документооборота в сфере трудовых отношений;
• определены виды ИС, посредством которых может осуществляться ЭДО;
• установлено требование единообразия форматов и состава ЭД;
• определены основные положения порядка ведения КЭДО работодателем;
• установлен принципиальный порядок взаимодействия работодателя и работников в системе КЭДО.

26.05.2021 законом № 151-ФЗ были приняты правки в отдельные законы по обязательному социальному страхованию, предусматривающие введение обязательной электронной формы листков нетрудоспособности.

С 1 января 2020 года вступил в силу закон № 439-ФЗ, вносящий изменения в ряд статей ТК РФ в части порядка формирования в электронном виде сведений о трудовой деятельности (электронных трудовых книжек).

Совсем недавно – 1 марта 2023 года – вступил в силу Приказ Минтруда РФ от 20.09.2022 № 578н. Ним утверждены:

• единые требования к электронным документам, оформляемым без дублирования на бумажных носителях;
• перечень обязательных и необязательных структурных элементов, описывающих электронный документ в сфере трудовых отношений;
• справочник основных видов документов.

Несмотря на то, что законодатели пока не устанавливали обязательности применения КЭДО в каждой компании и не определяли конечных сроков его внедрения по стране, по-видимому, все идет к тому, что такие требования рано или поздно появятся.

Косвенным подтверждением высокой вероятности такого сценария является активное формирование цифрового взаимодействия между государственными информационными системами «Госключ», «Работа в России», «Госуслуги», Единая база Пенсионного фонда России и другими централизованными информационными ресурсами, разработка обязательных к применению унифицированных справочников и форматов электронных кадровых документов.

Какие шаги следует предпринять, чтобы не опоздать с внедрением КЭДО

Каждый работодатель вправе принять решение о том, разрабатывать ли собственную ИС для организации ЭДО, или приобрести готовую.

В первом случае компании необходимо:

• определиться с местом размещения создаваемой ИС (облачное или локальное);
• иметь в распоряжении аппаратное обеспечение, способное решать поставленные задачи;
• провести изучение и документирование каждого процесса кадрового документооборота компании;
• определить технические возможности по выпуску и использованию ЭЦП различного типа для каждого сотрудника;
• подготовить техническое задание для разработчика программного обеспечения;
• определить сотрудников, принимающих участие в каждом этапе разработки, внедрения, тестирования системы КЭДО;
• подготовить и утвердить локальным нормативным актом регламент работы с КЭДО;
• организовать обучение сотрудников работе с новой ИС;
• запустить официально КЭДО в компании.

На выполнение всего комплекса мероприятий уйдет не менее 1 – 1,5 лет и огромное количество времени, которое квалифицированные сотрудники отдела кадров, бухгалтерии и других служб компании вынуждены будут потратить в ущерб исполнению своих основных обязанностей.

Если на предприятии эта работа не была начата ранее, то сегодня наиболее рациональным и экономически выгодным способом получить действенную ИС является приобретение готового решения. Мы в компании «Методичка» помогаем настраивать такие системы с 2010 года.

Что предлагает рынок ПО для перевода КД с бумажных носителей в цифровой формат

Сегодня на рынке присутствуют предложения около 2 десятков сервисов и ПО, обеспечивающих цифровизацию КД. Но каждый из них предназначен для решения разных задач.

Как правило, разработчики обеспечивают проработку сценариев для покупателей своего софта, изучают процессы в кадровом делопроизводстве клиента, обеспечивают их качественное отражение в контуре, принимают во внимание требования и пожелания заказчика.

Еще одной выгодой приобретения готового решения КЭДО является обеспечение постоянной экспертной поддержки пользователей системы со стороны разработчика, начиная от технической части, и заканчивая положениями трудового законодательства.

Комментарий эксперта: большинство компаний вносят в список важных критериев для выбора программных решений КЭДО следующие:

• возможность интеграции с учетной системой компании;
• возможность интегрирования в специализированные государственные ИС «Госключ» (для получения ЭЦП), «Работа в России» (для загрузки/выгрузки легитимных кадровых документов);
• работа с разными типами ЭЦП;
• возможность оперативного и гарантия длительного хранения кадровых документов;
• гарантия обеспечения юридической значимости документов;
• простой понятный каждому сотруднику компании интерфейс.

КЭДО и расчет зарплаты сотрудников

Кадровая документация тесно связана с вопросом расчета заработной платы сотрудников компании.

В бумажном варианте ведения КД заверенная копия каждого приказа (прием, увольнение, перемещение, отпуск и другое) передается в бухгалтерию. После этого бухгалтер расчетного отдела вносит данные по работнику в учетную программу.

Табель учета рабочего времени также обычно формируется в отделе кадров и после согласования и подписания передается в бумажном виде бухгалтеру, который вносит данные в расчетную (или расчетно-платежную) ведомость. Если возникают вопросы, они решаются путем личного общения со специалистами отдела кадров.

Такая же ситуация со штатным расписанием, положением о премировании: кадровики формируют бумажные копии (в некоторых случаях – оригиналы) и передают все в расчетный отдел.

Размеры многих видов удержаний из зарплаты зависят от подтвержденной отделом кадров информации о сотруднике (семейный состав, инвалидность, льготы и прочие).

В результате специалист отдела кадров вынужден ежедневно и ежемесячно формировать кипы бумажных копий, а бухгалтер расчетного отдела постоянно выверять их с данными учетной программы.

Внедрение КЭДО, интегрированного в учетную программу компании, успешно решает эти вопросы.

Информация о приеме, увольнении, перемещении сотрудников, отработанном и неотработанном времени, командировках, отпусках, больничных, льготах, единожды внесенная работником отдела кадров в формы кадрового ЭДО (личное дело, табель, приказы, командировки и другие), немедленно автоматически обрабатывается учетной программой по установленному алгоритму с формированием расчетной (расчетно-платежной) ведомости.

При этом обеспечивается полная идентичность данных о сотруднике в отделе кадров и бухгалтерии, которая ложится в основу расчета заработной платы, формирования лицевых счетов, расчетных листков, счетов, кадровых и бухгалтерских отчетов, реестров, выписок, аналитики.

Комментарий эксперта: при совместной работе сотрудников отдела кадров и бухгалтера расчетного отдела в автоматизированной системе расчета заработной платы может возникать проблема пересечения потоков информации.

Чтобы исключить дублирование, следует локальным актом утвердить функциональное разделение информационных потоков, формируемых каждым из указанных подразделений.

Какая польза от КЭДО

Каждый элемент организационной структуры компании, связанный с трудовыми отношениями, имеет свою выгоду от внедрения КЭДО:

• руководство заинтересовано в прозрачности работы, упрощении контроля кадровой службы, уменьшении затрат за счет снижения трудоемкости кадрового процесса, расходов на бумагу, оплату почтовых услуг;
• кадровые сотрудники после исключения большинства рутинных операций значительно быстрее и проще осуществляют поиск и оформление нужных документов;
• сотрудники компании получают возможность оперативного согласования и подписания заявлений, расширение возможностей для удаленной работы, снижение риска утери документов.

Часто задаваемые вопросы, возникающие при внедрении КЭДО

1. Нужно ли согласие работников для перехода на ведение кадрового документооборота с бумажной в электронную форму?

Без получения добровольного согласия сотрудника на переход на ЭДО работодатель не имеет права вести его кадровые документы в электронной форме. Новые работники подписывают указанный документ при приеме на работу. Он имеет силу в течение всего времени действия трудовых отношений между компанией и сотрудником.

Согласие оформляется исключительно в бумажной форме и подписывается работником лично. Отзыв подписанного согласия не допускается.

После увольнения и смены работы человек дает согласие (или отказывается) на КЭДО уже у нового работодателя.

Комментарий эксперта: иногда в компаниях возникает ситуация, когда не все сотрудники дали согласие на обработку личной информации в КЭДО. Единственным легитимным решением в таком случае является оформление параллельных бизнес-процессов отдельно для бумажной и отдельно для цифровой формы ведения кадрового документооборота.

По категории работников, не давших согласие, КД придется вести по старинке в бумажной форме до получения письменного согласия либо до увольнения.

В нашей компании «Методичка» мы помогаем с 0 внедрять КЭДО.

2. Обязательно ли при расчете зарплаты строго придерживаться форм первичных бухгалтерских документов?

Формы первичных учетных документов в бумажном и электронном виде определяет руководитель каждой компании. Унифицированные формы Т-49, Т-51 (Расчетно-платежная ведомость, Расчетная ведомость) сегодня не являются обязательными для применения в коммерческих структурах. Хотя большинство специалистов, пользующихся учетными программами, предпочитают продолжать пользоваться ними.

При автоматизации заполнения таблиц допускается перестановка существенных и дополнительных элементов местами, но с сохранением полного набора стандартных реквизитов.

3. Как лучше организовать доступ всех работников компании к КЭДО?

Самым рациональным и удобным способом решения задачи является внедрение КЭДО с возможностью использования веб-версии (для сотрудников, работающих в офисе) и мобильного приложения (для сотрудников, работающих на производстве, на удаленных объектах).

Можно решить проблему путем установки на производственных участках специальных рабочих мест с компьютерной техникой, при помощи которой можно реализовать удаленную коммуникацию с отделом кадров, подписать документы своей ЭЦП.

Список использованных источников

1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ  «О персональных данных»;
2. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
3. Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
4. Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях»;
5. Федеральный закон от 26.05.2021 № 151-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»;
6. Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»;
7. Приказ Министерства труда и социальной политики Российской Федерации от 20.09.2022 № 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».